Muito vem se discutindo nos últimos anos sobre as mudanças que sofrerão algumas profissões em função do crescimento tecnológico mundial. Neste grupo profissional estão os auditores e deles não se espera nada diferente de disso. Isso traz questões como a auditoria contínua.
Os profissionais de Auditoria Interna, responsáveis pela avaliação independente dos riscos e controles das empresas, assim como pela identificação de oportunidades de melhoria em seus processos de negócios, passaram a assumir, mais recentemente, um papel importante nas estruturas de gestão de riscos.
Trata-se de um desafio para os profissionais da área. A adequação a esse cenário em que novos papéis são exigidos é um ponto fundamental para as empresas que buscam agilidade, diferencial de conhecimento e estratégias mais eficientes.
No atual e complexo cenário econômico, vem aumentando o foco na adoção de formas inovadoras para avaliar e gerenciar riscos. E, os avanços tecnológicos estão pavimentando o caminho para o uso de Auditoria Contínua e Monitoramento Contínuo nos processos, transações, sistemas e controles das organizações.
As organizações estão utilizando tecnologias como fator de mudança na forma com que avaliam a efetividade dos controles e o monitoramento do seu desempenho.
Mas o que é Auditoria Contínua?
Auditoria Contínua é uma ferramenta de gestão que possibilita a avaliação contínua dos processos e controles internos. Isso é feito por meio de inspeção com foco no cruzamento de dados eletrônicos sobre transações críticas de forma recorrente e em larga escala.
Tem o objetivo de identificar exceções ou obter “percepções” de forma tempestiva a partir de critérios e gatilhos pré-definidos. Em outras palavras, são gerados relatórios de forma automatizada que contêm dados indicativos de operações que estão em desacordo com as normas e procedimentos da organização.
Qual a diferença entre Auditoria Contínua e Monitoramento Contínuo?
Auditoria Contínua
A Auditoria Contínua é uma função de controle e poderá utilizar o monitoramento contínuo como evidência indireta do desempenho, conformidade e qualidade de um processo. A frequência da implementação de um processo de auditoria contínua baseia-se na avaliação do nível de risco das transações ou do objeto da auditoria.
Além disso, ela poderá usar parâmetros operacionais, além de outros padrões de análises comparativas, permitindo ao auditor aferir o resultado de suas recomendações.
Monitoramento Contínuo
O Monitoramento Contínuo é uma função gerencial, não uma função de auditoria interna. Em algumas circunstâncias o monitoramento pode ser comparado com um sistema gerencial.
Tem como objetivo monitorar o desenvolvimento das atividades dos processos, sistemas e dados, além de resultar na avaliação do desempenho e da conformidade dos processos e das operações, provendo correções ou ajustes necessários.
Como as empresas estão se adaptando a isso?
Boa parte das empresas vem adotando a terceirização total ou parcial dos trabalhos de auditoria interna, bem como a implantação e execução de auditoria contínua sendo que esses serviços podem reduzir custos ao longo do tempo. Isso ajuda a melhorar a informação de risco necessária para apoiar a tomada de decisões estratégicas em toda a organização.
De maneira geral, a Auditoria Contínua têm total relação com tecnologia e a tendência é de aperfeiçoamento constante, com foco em automatizações e acompanhamento de processos afim de mitigar falhas operacionais, erros e até mesmo fraudes, fortalecendo as estruturas de governança corporativa das empresas.
Na Pesquisa de Conformidade com a Sarbanes-Oxley (SOX) da Protiviti, cerca de 700 entrevistados de organizações de capital aberto foram ouvidos durante o ano de 2019.
Nesse estudo anual, a Protiviti identifica tendências e padrões na aplicação da SOX. Neste artigo, falaremos sobre tendência de diminuição de custos, evolução do tempo médio para implementação e demais percepções dos gestores sobre o método.
Tendência decrescente de custo de conformidade em SOX
A partir de resultados obtidos pela pesquisa Sarbanes-Oxley da Protiviti 2019 foi possível identificar uma diminuição dos custos em relação ao ano anterior.
Considerando que vivemos um momento de mudanças nas regras contábeis (Leasing e Receitas) e os grandes esforços de transformação digital nas áreas de auditoria e controle das organizações, faria sentido pensar em aumento de custos, mas não é o que foi constatado nas pesquisas.
Tendência de aumento em horas para o cumprimento da lei
Outro resultado que chama bastante atenção é o tempo médio empregado pelas organizações para os controles de SOX. A maioria das empresas dedicou mais horas a essa atividade do que no ano anterior (as horas aumentaram 10% ou mais).
Mudanças externas nos padrões contábeis e de auditoria, bem como alterações na forma como essas regras estão sendo aplicadas pelas autoridades reguladoras, são alguns dos fatores que contribuem para o aumento das horas de conformidade.
Mudanças internas, geralmente relacionadas à transformação digital e à adoção de tecnologias emergentes, também exigem que as equipes de auditoria passem mais tempo examinando possíveis novos problemas de controle e os riscos relacionados.
Além disso, o PCAOB (Conselho de Supervisão Contábil de Empresa Pública) continuou seu controle meticuloso de auditorias realizadas por empresas de auditoria externa. E isso geralmente se traduz em auditores externos empregando mais tempo em seus testes e análises relacionados à SOX, bem como na qualidade e consistência geral de suas auditorias.
Instrumentos de controle
Em se tratando da SOX, podemos dizer que existe um conjunto mais ou menos estável de instrumentos de controle. No entanto, a necessidade de identificar com maior precisão falhas de controle em diferentes áreas das companhias, vem levando a implementação de novas estratégias ligadas às mudanças que estão acontecendo nas organizações.
Além disso, novos pronunciamentos contábeis, orientações do PCAOB sobre a precisão do controle, orientações da SEC acerca da necessidade de considerar ameaças cibernéticas ao implementar e testar controles internos provavelmente contribuíram para aumentar a quantidade e os tipos de controle.
Na pesquisa Sarbanes-Oxley da ICTS Protiviti 2019 esse aumento foi percebido. Em comparação com os dados do ano anterior, houve saltos significativos no uso de análise de dados pelas empresas, bem como por seus auditores externos.
A maioria das organizações utilizou ferramentas tecnológicas para testar os controles da seção 404 da SOX em 2018 e 2019, mais frequentemente para contas a pagar, controles gerais de TI e processos de conciliação contábil.
Também houve um crescimento substancial no uso de ferramentas tecnológicas para áreas como o fluxo de trabalho de aprovação automatizado e a avaliação do controle de acesso/segregação de funções.
Embora essas ferramentas possam não conter tecnologia de ponta, seu uso proporciona ganhos de eficiência que podem ser medidos, comunicados e usados como evidência da necessidade de investir em formas mais avançadas de automação.
Também, digno de nota, mais organizações estão começando a empregar tecnologias avançadas, como automação de processos robóticos (RPA) e aprendizado de máquina/deep learning nas suas iniciativas.
Embora os números ainda sejam relativamente baixos, eles aumentaram significativamente em relação ao ano anterior. Essa tendência acompanha a pesquisa da ICTS Protiviti sobre o uso crescente de RPA e da inteligência artificial.
Além disso, uma gama mais ampla de atividades de controle está sendo apoiada por tecnologia avançada em comparação com anos anteriores do nosso estudo. Por exemplo, mais de 60% dos auditores externos utilizam ferramentas tecnológicas para testar os controles da Seção 404 da SOX e quase metade utiliza a análise de dados como parte do processo.
Com este artigo, esperamos ter trazido um breve resumo sobre os resultados observados na pesquisa Sarbanes-Oxley da Protiviti 2019. Como você pôde acompanhar, houve mudanças significativas na forma como as organizações fazem conformidade a SOX, com diminuição de custos e aumento de médio das horas empregadas nesse trabalho. Além disso, também tivemos a ascensão de novos tipos de controle interno.
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A pandemia do COVID-19 causou um grande impacto a todos nós. Na Protiviti Brasil, temos trabalhado com duas grandes prioridades:
A segurança e o bem-estar contínuos de nossos funcionários, clientes e comunidades
A continuidade do atendimento de excelência aos nossos clientes
Neste sentido, gostaríamos de compartilhar algumas das ações que temos tomado para enfrentamento desta pandemia:
Trabalho remoto
Internamente e junto aos nossos clientes, transicionamos com sucesso nossas operações para um modelo efetivo de trabalho remoto apoiados nas tecnologias de videoconferência e colaboração remota. Permanecemos conectados e produtivos.
Suporte para gestão de crise da COVID-19
Estamos provendo suporte para a gestão de crise em nossos clientes, definindo ações para o momento atual e para a retomada dos negócios, direcionando respostas ágeis, com governança, e que reduzam impactos negativos aos seus negócios.
Recursos práticos para COVID-19 e crise econômica
Disponibilizamos informações qualificadas e práticas para acelerar a adaptação de profissionais e organizações às mudanças impostas pela pandemia em nosso ambiente de trabalho e convivência.
Acreditamos que a superação da pandemia do coronavírus exige da nossa sociedade, instituições e organizações, atitudes que mobilizam e impulsionam a colaboração e foco no benefício coletivo, por isso, nos tornamos signatários do movimento #NÃODEMITA e, junto com centenas de empresas do setor privado, não demitiremos nossos profissionais em virtude desta crise até o final de Maio/20, contribuindo com a minimização dos impactos socioeconômicos em nosso país.
Comunicação aberta e colaboração são alicerces da nossa cultura empresarial. Para qualquer suporte, não hesite em contatar qualquer membro de nossa equipe.
Reiteramos nosso compromisso em prover serviços de excelência, com responsabilidade e empregando os melhores esforços para superarmos este momento juntos.
Evidência é prerrogativa da auditoria remota. Se um processo ou controle não puder ser evidenciado, é difícil dizer que o mesmo ocorre e é mais difícil ainda dizer se o controle mitiga ou não o risco associado. O processo de auditoria poderia ser comparado a São Tomé: ver para crer? E nesses tempos de crise como a pandemia do coronavírus, na qual a quarentena obriga tanto o auditor quanto o auditado a trabalhar à distância, como fazer para obter as evidências do processo de auditoria remota?
Como obter evidências na auditoria remota
Em empresas Data Driven, essa necessidade se torna mais simples. Isso pois os processos e os controles são evidenciados pelo caminho do dado. O processo é acompanhado desde a criação do dado e por todo o caminho que ele percorre, identificando os controles existentes e as eventuais brechas e falhas no processo. A partir daí, a auditoria foca nas exceções.
Já a auditoria remota em empresas que possuem processos manuais, nos quais os sistemas não permitem o acompanhamento do ciclo de vida do dado, a abordagem de auditoria automatizada tende a não funcionar.
Porém, com as novas tecnologias já disponíveis, é possível estar “ao lado” do auditado, mesmo estando distante. Ferramentas de videoconferência nos permitem, por exemplo, ver e conversar com o auditado, além de acompanhar o que ele executa no seu computador, por meio do compartilhamento de tela.
Essas ferramentas permitem, também, a gravação do que está sendo conversado e mostrado, e o que pode agilizar o processo, uma vez que o auditor não precisa pausar a conversa para anotar os itens identificados. Ainda, se alinhado com o auditado, essa gravação não poderia servir como evidência do processo?
Prioridades vs auditoria à distância
O tempo do auditado é um ofensor significativo do processo de auditoria. Agendar reuniões raramente é fácil e, depois de agendadas, muitas delas são canceladas.
Em nosso dia a dia, várias demandas surgem, sendo algumas (ou várias) são priorizadas em detrimento da auditoria remota. Afinal, quem gosta de ser auditado?
Me uso como exemplo desse cenário de novas demandas ao longo do dia, pois quando estou no escritório, muitas pessoas me procuram demandando alguma questão que eu “possa ajudar”. A famosa curva de rio, que não permite ir de um ponto a outro sem ser abordado para algum assunto. Por isso, não raramente me coloco em home office para realizar alguma tarefa prioritária, na busca incansável pela produtividade.
Nesse momento que estamos em Home Office, auditor e auditado, podemos aproveitar esse tempo produtivo. Todos estão se adaptando às novas rotinas, então aproveitemos essa nova fase para nos posicionar e mostrar a prioridade que a auditoria continua a ter.
Auditoria não foi e não será mais prioritária do que a continuidade dos negócios. Mas, com o negócio funcionando e a produtividade em alta, vai sobrar um tempo para a auditoria.
O momento atual está nos fazendo repensar os modelos de trabalho. Precisamos também repensar o modelo da auditoria. Se a forma comum de fazer auditoria não pode ser executada, faremos de um novo jeito, com novas maneiras de mapear os processos, novas maneiras de identificar os riscos e evidenciar a efetividade dos controles.
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*Eduardo Maia é gerente de auditoria interna e assessoria financeira da Protiviti.
Home office — que significa trabalhar de casa — talvez a palavra mais utilizada nos últimos dias. Trabalhar de casa nem sempre foi tão fácil assim. No entanto, em nossa atualidade e graças à tecnologia, isso se tornou algo simples, como tomar um café na esquina. Se o home office, no passado, era usado apenas por poucos profissionais, hoje é o método de todos, de qualquer profissional, de qualquer pessoa, independentemente da área.
Com o avanço do COVID-19 (coronavírus) e o início de uma pandemia declarada, seremos obrigados a mudarmos nosso mindset sobre as idas e vindas ao escritório.
E o que estamos aprendendo com isso?
Estamos aprendendo que é possível, sim, ser um profissional de alto nível dentro de casa, líder, com bons relacionamentos e tempo suficiente para se dedicar a tarefas pessoais também. Grandes conquistas como um novo “cliente” ou um novo “projeto”, são possíveis e viáveis, temos tecnologia hoje para isso. Tornou-se algo tão normal no nosso cotidiano que até entrevistas de emprego são realizadas virtualmente.
Além disso há outros benefícios de se trabalhar de casa, não só na ótica profissional, como produtividade e foco, más também na pessoal, como acordar mais tarde e até mesmo dar uma pausa para ir ao mercado após o almoço, e não devemos esquecer que para a empresa há também os benefícios em ter o funcionário em casa, como redução nos custos por exemplo.
Realmente se considerarmos que somente mudamos de rotina quando o “calo aperta”, a resposta para essa pergunta é sim! Observando os cenários empresarial e da saúde atuais, os quais priorizam os resultados, a economia e a vida saudável, tudo indica que o home office será o nosso escritório do futuro. E isso tende a se tornar também uma prática cada vez mais comum no cenário profissional.
Contudo, não podemos esquecer que com o avanço das possibilidades tecnológicas, o home office irá tornar-se uma opção cada vez mais comum em empresas brasileiras. E ela irá abranger todo o tipo de profissional e porte de empresa, do presidente ao estagiário, da pequena a grande.
Desta forma, acredito que estamos vivendo tempos de mudanças, não só pessoais, más também empresariais, portanto, se adaptar é essencial, precisamos continuar nos desenvolvendo e se dedicando ao máximo, pois apenas trabalhar de casa tornou-se algo normal.
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* Marcel Guerra é gerente de auditoria interna e assessoria financeira da Protiviti
É raro encontrarmos, nos dias de hoje, alguém que não esteja presente no Facebook, no Instagram, no Twitter ou em outra mídia social, concorda? O aumento da interação das pessoas na internet tem feito com que o comportamento nas redes sociais seja mais monitorado pelas companhias.
Em uma era em que se fala sobre relações públicas na internet, devem ser tidos cuidados não só pelo relacionamento puro e simples, mas também com a administração estratégica da comunicação. Aquilo que os funcionários de uma empresa publicam nas redes sociais, por exemplo, traz impacto para as imagens organizações.
Como o comportamento nas redes sociais, tido pelos funcionários, impacta as empresas?
Antes de entrarmos na questão das redes sociais propriamente dita, é importante retomarmos um dos preceitos básicos da comunicação empresarial. Trata-se da ideia de que tudo comunica ou transmite alguma informação.
Os uniformes dos funcionários, o crachá que eles utilizam, a saudação que é dada a alguém que liga para o telefone da empresa, a forma como um e-mail é escrito, entre outras interações, contribuem para a formação da imagem da companhia.
Também é importante destacar que, por mais que algumas pessoas digam o contrário, dificilmente alguém consegue separar totalmente a vida profissional da vida pessoal. Imagine, por exemplo, que o prefeito de uma cidade é visto bêbado em uma festa.
Um cidadão que está no mesmo evento, ao ver tal fato, conta a história para seus amigos no dia seguinte. Você acha que ele falará que viu o senhor fulano de tal bêbado na festa ou que viu o prefeito? É claro que é a segunda opção! Isso apenas evidência que comportamentos tidos fora do ambiente corporativo, por mais que nada interfiram no trabalho, impactam a imagem profissional.
Agora imagine se além de ver o prefeito bêbado, a pessoa que o encontrou na festa fizesse uma filmagem e a publicasse nas redes sociais. O vídeo poderia viralizar e causar diversos danos à imagem do político, concorda?
É por conta disso que as empresas devem criar nos funcionários a consciência de que a forma como eles se comportam fora da companhia pode afetar a imagem profissional deles e, por consequência, da própria organização. Isso sempre aconteceu, mas nas mídias sociais ganhou força.
O caso Starbucks
Um exemplo de como o comportamento nas redes sociais afeta a imagem organizacional pode ser vista em uma reportagem do portal G1, que evidencia um acontecimento em uma loja do Starbucks, nos Estados Unidos.
Ao ver que dois consumidores negros estavam há muito tempo sem consumir na cafeteria, um funcionário chamou a polícia. Os clientes foram abordados pelos policiais e outros consumidores que estavam no local filmaram a ação e postaram nas redes sociais.
Em poucas horas o caso ganhou relevância e o vídeo passou a ter muitos compartilhamentos. Acusada de racista, a rede de cafeterias precisou vir a público e se desculpar pelo ocorrido.
Demissão na Latam por assédio às mulheres russas
Outro caso que ganhou repercussão na mídia ocorreu durante a Copa do Mundo na Rússia. Um vídeo foi gravado mostrando vários brasileiros assediando e constrangendo uma mulher russa.
A repercussão foi muito grande, tendo destaque na revista Veja e outros meios de comunicação! Um dos homens vistos no vídeo era funcionário da companhia aérea Latam. Mesmo estando em horário de folga, o rapaz foi demitido, uma vez que a empresa não queria a sua imagem relacionada a alguém que pratica o machismo e a misoginia. Mais uma vez, vemos o comportamento nas redes sociais tomar proporções maiores.
Comportamento nas redes sociais: quais são os pontos que as empresas devem ter cuidado?
Carolina Terra, especialista em relações públicas digitais, afirma que o funcionário é um dos maiores embaixadores ou representantes de uma marca. Por conta disso, a comunicação organizacional precisa estar alinhada e consistente, para que os colaboradores passem a ser defensores e não detratores da empresa em que trabalham.
Para que isso se efetive, as companhias precisam atentar para alguns pontos. Veja alguns exemplos, nos tópicos a seguir!
Promoção à ética e ao respeito
A cultura organizacional deve agregar valores como a ética e o respeito. Todos os funcionários devem ser orientados a sempre agirem de forma respeitosa com qualquer pessoa que se relacionarem, nos ambientes físicos ou digitais.
Não se deve ter e muito menos expor qualquer tipo de preconceito, como racismo, misoginia, homofobia, intolerância religiosa etc.
Falsa sensação de proteção nas redes sociais
Algumas pessoas ainda têm a falsa sensação de que as redes sociais são uma terra sem lei, em que tudo pode ser dito, sem que ocorram penalidades.
Isso é uma falácia, uma vez que já existem legislações específicas para aplicação na internet. De tal modo, se uma pessoa se sente ofendida por um comentário feito sobre ela nas redes sociais, por exemplo, pode mover processos judicias.
Hiperexposição
A internet trouxe uma realidade em que todos nós estamos hiperexpostos, praticamente o tempo todo. Por conta disso, alguns cuidados devem ser tomados para preservar as imagens pessoal e organizacional.
Será que vale a pena publicar uma imagem com muitas garrafas de bebida em um churrasco com os amigos, por exemplo? Até que ponto isso é divertido e pode interessar outras pessoas? Essa imagem não pode prejudicar a minha imagem como profissional e da empresa em que eu trabalho? Questões como essa devem ser sempre levantadas e as empresas precisam suscitar esse pensamento em seus colaboradores.
Criação de códigos de ética
Diversas empresas criam códigos de ética para que os colaboradores sigam nas redes sociais. A Adidas, por exemplo, estimula que seus funcionários se identifiquem como parte do seu time, porém salienta que a internet nunca se esquece e que cuidados devem ser tomados.
Entre outros pontos, um código de ética para o comportamento nas redes sociais pode trabalhar regras como:
evite publicar fotos pessoais e com pouca roupa;
jamais fale sobre assuntos sigilosos da empresa;
evite entrar em discussões políticas ou partidárias;
não fale mal da empresa e dos colegas de trabalho;
não faça postagens comemorando a sexta-feira ou reclamando da segunda.
Criação do Canal de Denúncias
Um canal independente, especializado e seguro para o recebimento e tratamento de denúncias, além de tornar seus funcionários mais éticos e responsáveis, também melhora a reputação do negócio e da empresa no mercado.
Empresas que têm canais de denúncias, conseguem captar comportamento impróprios de mais rapidamente. Ou seja, quando ocorre um fato que expõe a reputação da empresa, pessoas conhecedoras da marca, clientes ou qualquer um que saiba onde denunciar, procura o canal para reportar o fato.
Isso ajuda a empresa a ter conhecimento rápido sobre essas situações. Também dá uma boa noção do tamanho da exposição.
Não há dúvida de que o comportamento nas redes sociais gera impactos na empresa. Por isso, a melhor saída é conscientizar a todos e evitar que as percepções tidas pelos demais usuários da internet seja negativa.
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Em 2019, uma pesquisa Gartner apontou que menos de 40% dos executivos utilizam informações de RH para tomadas de decisão – a chamada People Analytics. Esse resultado, embora alarmante, não é totalmente desconhecido de líderes de Recursos Humanos. Apesar de boa parte das empresas concordarem que pessoas são seu principal ativo, poucas possuem efetivamente números relevantes e confiáveis.
Todo RH possui métricas, que periodicamente são computadas e apresentadas aos executivos. Considerando que há métricas geradas pelo RH, por que esses resultados não são ou pouco são utilizados para a tomada de decisões?
Basicamente porque não são métricas estratégicas. Historicamente, os próprios executivos da organização cobram métricas de Recursos Humanos, que pouco versam sobre a estratégia da empresa e falam muito mais de aspectos operacionais e de compliance: tempo médio de contratação, custo de contratações, comparativos de custos atuais e com períodos anteriores etc, são métricas que departamentos de RH geram e são avaliados por essas mesmas métricas. Ou seja, há um grande foco na administração de programas (contratação, compensação e benefícios) e menos na produção de soluções estratégicas.
O RH Estratégico
O RH Estratégio é um conceito que passa pelo maior alinhamento das políticas e práticas de RH com os objetivos estratégicos da companhia, considerando resultados operacionais, financeiros, partes interessadas e colaboradores, sem descuidar do lado humano e de representação dos colaboradores.
Soluções data-driven que promovam tomadas de decisão precisas, justas, éticas e em conformidade com a lei, tem muito a contribuir com o RH ansioso por alinhar seus resultados com os objetivos organizacionais e tornar mais mensurável sua contribuição no atingimento destes.
People Analytics
Nesse sentido, o People Analytics é uma ferramenta poderosa para trazer a estratégia organizacional à vida, ao oferecer uma abordagem rigorosa para atrair, motivar e reter profissionais talentosos que são cruciais para atingir objetivos estratégicos através de decisões orientadas por dados e baseadas em evidências.
Os modelos descritivos, preventivos e até mesmo prescritivos não são um fim em si mesmos, mas suportam diversas temáticas dentro da jornada de Recursos Humanos com agente ativo na estratégia da organização.
Indo além da criação de indicadores para engajamento e retenção da força de trabalho, a função de analytics com a ajuda da inteligência artificial podem ajudar a gerar valiosos insights e aumentar a eficiência de tarefas do RH, por exemplo:
Planejamento da força de trabalho;
Análise do pool de talentos;
Seleção de CVs;
Enquadramento salarial;
Previsão de performance;
Previsão de turnover;
Redução de absenteísmo;
Análise de sentimentos entre outros.
Mudança Cultural
O fato é que adoção de novas tecnologias e métodos para people analytics como inteligência artificial exigem mudança cultural (data-driven) e um nível de instrução em analytics mais elevado dos times de RH.
Conclusão: o futuro do People Analytics
A implantação de um RH mais alinhado a estratégia da organização, por meio de Analytics só ocorrerá, quando o RH construir pontes com outros departamentos, discutir a estratégia com Executivos, avaliar onde focar seus esforços e então engajar todos no projeto, decidir com quais parceiros trabalhará e o objetivo final desse esforço.
Acesso às máquinas e equipamentos, não constituem uma vantagem competitiva em si, mas a habilidade para usá-los sim, por isso empresas que gerenciam adequadamente sua força de trabalho e seu know-how obtém uma vantagem competitiva genuína por uso do people anlytics.
Por fim, entendemos que apesar de muito poderoso, ferramentas de people analytics devem ser pensadas e desenvolvidas para resolver problemas de negócio relevantes. Funções de RH devem avaliar quais problemas demandam uma ação imediata, sempre em alinhamento com a estratégia da organização e direcionar os esforços (tempo e orçamento) para ações que tragam retorno estratégico e agreguem valor. Pequenos projetos de análise que levam a resultados positivos aumentarão os investimentos futuros e a credibilidade da função de RH, possibilitando assim mais sucesso.
Rodrigo Kramper, Head de Advanced Data & Analytics Solutions na Protiviti.
Para sobreviverem dentro do contexto da nova economia, executivos de empresas de diferentes portes e segmentos vem implementando um novo conceito de ambiente de trabalho. E nunca se tornou tão importante uma política de gestão de risco e monitoramento de informações.
Hoje, o ambiente de trabalho é balizado pela:
diversidade e convivência de gerações;
estímulo a colaboração e construção de vínculos e relacionamentos;
livre troca de ideias e informações;
uso de metodologias para execução ágil de projetos e atividades, com monitoramento e responsabilidade.
Catalizado pelas novas tendências sociais e avanços tecnológicos, esse novo ambiente de trabalho ganhou força e espaço na sociedade. Hoje é considerado como um standard, um elemento necessário para o sucesso das organizações.
Novos riscos e desafios para os executivos
Porém, nem tudo são flores nesse novo ecossistema de trabalho em que convivemos.
Esse mesmo ambiente que estimula a colaboração, flexibilidade, agilidade e inovação pode abrir espaço para comportamentos inadequados de seus colaboradores.
Há ainda o incremento de situações de assédio e discriminação, e até mesmo de fraudes, outras irregularidades e atos ilícitos, como o sequestro e o vazamento de dados, expondo as organizações a riscos, com impactos financeiros e reputacionais catastróficos.
Aspectos regulatórios e sociais trazem complexidade adicional aos executivos cujo desafio é buscar o equilíbrio entre um ambiente de trabalho estimulante, máxima eficiência, controles efetivos e o compliance.
Neste contexto, torna-se cada vez mais relevante estabelecer abordagens de gestão de risco e controle que sejam eficazes e, ao mesmo tempo, “invisíveis” para a organização. Isso, principalmente, para não burocratizarem processos e atividades chegando ao ponto de sequer serem notados pelas equipes em seu dia a dia.
Gestão de risco e monitoramento de informações ativo: uma abordagem detectiva e preventiva
Utilizando-se do mesmo avanço tecnológico que impulsiona os negócios, o monitoramento ativo do ambiente de trabalho mostra-se como uma alternativa detectiva disponível e viável aos executivos. Principalmente para aqueles que querem agir de modo preventivo diante das ameaças que circundam o novo ambiente de trabalho das organizações.
É possível configurar regras específicas que possam alertar sobre situações suspeitas no ambiente, sejam elas sobre o e-mail, o acesso à internet, à impressora, produtividade da equipe etc.
Após a detecção do incidente e com uma ferramenta adequada em mãos, é possível aprofundar-se na investigação e buscar maiores detalhes sobre o ocorrido.
Diversas irregularidades e riscos podem ser cobertos com o monitoramento ativo, tais como:
Quanto maior o número de entidades sob o monitoramento de informação maior será a capacidade de detecção, prevenção e reação.
Visto a quantidade de riscos existes, podemos dizer que o monitoramento pode ser utilizado por diversas áreas de uma empresa a exemplo, áreas de compliance, recursos humanos, investigação, segurança, qualidade, auditoria, entre outras.
Cuidados para estabelecer sua função de monitoramento
Monitoramento de informação do ambiente corporativo é uma ferramenta útil para a prevenção e mitigação de riscos. Porém, não é incomum o tráfego de dados pessoas. Para estar em conformidade, alguns pontos precisam ser verificados:
Ter políticas claras e acessíveis de gestão de risco.
Comunicar sobre o monitoramento do ambiente e seus objetivos.
Obter ciência e consentimento dos colaboradores, terceiros, todos envolvidos no processo de monitoramento.
Manter o acesso limitado/restrito aos dados.
Seguir as melhores práticas de segurança da informação e confidencialidade e garantir que o processo interno mantém essas regras/diretrizes, incluindo a proteção de dados pessoais.
Ter definido e disponibilizado a informação sobre o tempo de armazenamento dos dados.
Não fazer distinção de pessoas quanto as regras que serão aplicadas.
Para ter um monitoramento de informação eficaz e maduro, é importante mencionar que a empresa precisa ter:
conhecimentos em gestão de risco;
conhecimento técnico e uma plataforma adequada para esse tipo de atividade;
independência no processo para garantir a confidencialidade, neutralidade no tratamento e cumprimento da LGPD,
escalonamento imparcial para tratamento de todo e qualquer incidente.
Inovação e transformação digital são termos que ganharam muita força no mundo corporativo nos últimos anos. O advento de novas tecnologias, vem modificando de forma profunda e permanente nosso contexto de vida e, consequentemente, nosso ambiente de trabalho e os mercados. Como engajar seu time na tão necessária transformação digital?
Dentre as principais tecnologias podemos citar como exemplos, especialmente, aquelas ligadas com a capacidade de captura, processamento, correlação e análise de dados — internet das coisas, big data, advanced analytics e inteligência artificial.
Na era da nova economia vemos startups desbancarem empresas seculares em poucos meses. Nelas vemos múltiplas gerações que, simultaneamente, colaboram e disputam espaço nas organizações. E não disputam espaço apenas com outras pessoas. Com a implementação de algoritmos e robôs, a necessidade de adaptação em alta velocidade é um imperativo.
Inovar tornou-se, talvez mais do que em qualquer outro momento da nossa história, sinônimo de sucesso e de sobrevivência.
Transformação digital deve ser parte do DNA de todos
Neste cenário de constante transformação digital, os executivos buscam de diferentes formas introduzir a “pegada de inovação” em seus negócios e equipes. Porém, esta tarefa vem se mostrando como um enorme desafio para a maioria das empresas.
Reunir mentes brilhantes em um laboratório de inovação e transformação digital parece ser uma abordagem promissora. Elas questionam o status quo e desenvolvem ideias disruptivas que farão da sua empresa o próximo unicórnio global. No entanto, as expectativas têm sido bem maiores do que os resultados práticos alcançados.
A explicação para esse fenômeno passa pela concepção equivocada de que a inovação disruptiva deve ser objetivo apenas de um grupo específico de pessoas na organização, como uma área de Pesquisa e Desenvolvimento, ou um squad focado em Transformação Digital.
Esse tipo de estrutura certamente produzirá alguma inovação ao longo do tempo. No entanto, estão fundamentalmente limitadas por sua forma de atuação, centradas em si mesmas.
A inovação parte de qualquer lugar e pessoa
A inovação disruptiva requer pluralidade e colaboração. As grandes invenções da humanidade não surgiram apenas de momentos de inspiração de um indivíduo ou grupo de pessoas altamente criativas e qualificadas.
Elas foram geradas de forma não linear, construídas pela colaboração direta e indireta de pessoas com diferentes contextos e experiências, dentro e fora das organizações.
É nesse momento que a inovação, a diversidade e a inclusão convergem no ambiente corporativo. Talvez o único caminho para que uma empresa seja verdadeiramente inovadora seja engajar todos os seus colaboradores nesta mentalidade — e não apenas um grupo específico.
É preciso mudar comportamentos, ofertando constantemente novos estímulos, dentro e fora do ambiente de trabalho. Eles devem provocar diferentes experiências e relacionamentos.
Também devem institucionalizar metodologias e processos corporativos para a coleta e transformação, constante e consistente, de ideias em realidade (novos produtos e serviços, sistemas e formas de trabalhar). Podem envolver, inclusive parceiros, fornecedores, clientes e a sociedade em geral nesta jornada.
Transformação digital e inovação na ICTS
Um exemplo interessante desta abordagem pode ser encontrado na Protiviti, empresa do segmento de consultoria empresarial. Essa empresa criou, em 2019, uma estrutura responsável por infundir, viabilizar e acelerar a inovação em toda a empresa. Ou seja, a inovação não fica centrada nessa estrutura, que tem como papel principal disseminar o DNA da inovação para todos.
Uma das ações mais contundentes desta nova filosofia foi a realização do Digital Day. Este é um evento interno de imersão em soluções inovadoras, criadas por startups, que mobilizou todos os colaboradores da empresa.
A ação contou com mais de 20 estandes, que apresentaram soluções de inteligência artificial, big data & analytics, IoT, automação, drones, impressão 3D, reconhecimento facial/biométrico, entre outras.
Além disso, foram realizadas palestras interativas com especialistas do mercado, abordando temas como: “O impacto das startups e da inovação em grandes corporações”, “Inteligência emocional na era da transformação digital” e “Cidades inteligentes”.
Para Victor Carreiro, líder na área de Inovação e Transformação da Protiviti, o evento foi um marco importante na empresa, promovendo o interesse genuíno e aprendizado, bem como uma forte integração da equipe. Carreiro complementa sobre os impactos práticos da ação:
“Após o Digital Day, experimentamos um incremento de 30% no volume de ideias registradas em nosso portal de inovação, bem como geramos mais de 60 oportunidades de negócio junto as startups participantes, fomentando nosso ecossistema e soluções para o mercado”.
O exemplo da Protiviti mostra como o acesso a tecnologias disruptivas e inovadoras por parte dos colaboradores, sem limitações, é o ingrediente secreto para o engajamento das equipes e para a transformação digital.
Além do Digital Day, a empresa vem promovendo ao longo do ano uma série de treinamentos, internos e externos, além de visitas a centros de inovação e encubadoras.
Adicionalmente, criou um concurso interno, o Innovation Challenge, no qual mais de 50 colaboradores formaram equipes para exercitarem na prática o processo de inovação e transformação.
Estas novas vivências e experiências das equipes impulsionam a quebra de paradigma, o pensamento crítico, criativo e a colaboração. Também mobilizam a organização para a etapa mais difícil da inovação: a transformação das ideias em realidade.
Como concretizar ideias?
É nesse momento que a estrutura de inovação deve conduzir, como um maestro conduz sua orquestra, o fluxo de transformação digital efetiva do negócio. Isso é possível de duas maneiras:
1. Agindo com viés estrutural, institucionalizando metodologias (ex.: design thinking, design sprint, agile, pipeline de inovação, etc).
2. Implementando processos corporativos que:
capturem, aprofundem e triem as ideias geradas pela organização;
acompanhem a execução dos projetos selecionados;
viabilizem o aprendizado e a evolução contínua dos novos produtos, serviços e fluxos de trabalho;
atraiam talentos e outras empresas com perfil diversificado, que agreguem expertise e/ou experiências ao ecossistema e ciclo de inovação;
fomentem continuamente a curiosidade e capacidade de autocrítica e reinvenção da organização;
viabilizem os investimentos financeiros e de tempo das pessoas para o foco de inovação e transformação.
A concretização das ideias é a engrenagem final deste motor de inovação corporativa. Ao verem o investimento efetivo da organização e participarem e/ou acompanharem a realidade sendo continuamente transformada por suas ideias, forma-se um ciclo virtuoso nas equipes e demais interfaces da organização.
Maurício Fiss, diretor executivo da área de Inovação e Transformação da ICTS, confirma essa visão:
“Investimos fortemente na estruturação de um framework que impulsiona a inovação, mas principalmente na formação de equipes que trabalhem com um espírito inovador no seu dia a dia. Serão elas que continuamente transformarão nosso negócio, impactando positivamente nosso ambiente de trabalho, parceiros, clientes e a sociedade em geral”, conclui.
Como vimos, a transformação digital é mais que um trabalho a ser realizado por uma equipe de pesquisa e desenvolvimento. Ela deve ser um sentimento e uma filosofia a ser vivida pelo colaborador dentro da organização. E se ter ideias é bom, pô-las em prática é ainda melhor.
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