Como planejar e convencer a diretoria a ter um orçamento de Compliance anual? Veja as dicas dos especialistas.
Com a aproximação do último trimestre do ano, reuniões para definições orçamentárias começam a ocupar espaço na agenda. A avaliação de indicadores, a análise de faturamento e a prospecção de cenários serão cada vez mais frequentes até o final do ano. E, os setores que não fazem parte da atividade principal da companhia e nem são geradores de receita, precisam batalhar pelas suas fatias orçamentárias. Esse é o caso do setor de compliance.
Segundo a 1ª Pesquisa Nacional sobre as Necessidades e Tendências do Compliance, conduzida pela Aliant, do Brasil, um dos principais desafios dos compliance officers é demonstrar os benefícios do setor e defender o orçamento junto à alta administração.
Embora o Compliance seja essencial na prevenção de fraudes, na transformação cultural ética e na adequação normativa da empresa, a mudança de cenário econômico pode diminuir os recursos destinados à manutenção do setor.
Neste momento, é importante considerar diferentes caminhos para montar o orçamento e o planejamento, que pode passar por ganho de eficiência em tarefas frequentes, compartilhamento dos deveres de conformidade e diminuição da complexidade das atividades.
Ainda de acordo a pesquisa, o mercado apresenta um cenário em que mais de 60% dos setores dedicados ao Compliance são compostos por duas a cinco pessoas. Além dessa configuração enxuta, 72% dos profissionais respondentes não atuam unicamente com compliance e conjugam suas atividades com outras, como privacidade de dados (35%) ou auditoria interna (28%).
Dado à situação de “setores enxutos versus múltiplas demandas”, o ganho de eficiência em atividades de rotina é essencial. Segundo o mesmo estudo, o gerenciamento de canais de denúncia é a líder em frequência (92%), seguido por “conscientizar e buscar apoio da alta liderança da companhia” (87%) e “mapear, monitorar e mitigar os riscos de compliance” (79%).
Outro ponto importante é entender que, como a ética e a conformidade empresarial é um dever de todos, o orçamento não deveria ser somente da área de compliance. Um bom exemplo disso são os treinamentos e as comunicações dos setores de Recursos Humanos e Comunicação Interna, que normalmente possuem planos corporativos e poderiam prever ações de compliance em seus orçamentos. Para isso, é importante montar um bom plano em conjunto entre as áreas, alinhando cronogramas, recursos humanos e financeiros e infraestrutura disponível.
Ainda nesse sentido, de acordo com a pesquisa, os desafios mais complexos citados pelos gestores de compliance são: realizar o monitoramento de terceiros (77%) e inovar na forma de disseminar os conteúdos e os treinamentos de compliance (77%).
Dito isso, como conseguir o ganho de eficiência, o compartilhamento de deveres e a diminuição de complexidade? Os resultados do estudo mostraram que apenas 35% dos participantes trabalham em empresas que escolheram terceirizar atividades de Compliance. Destes, 76% citaram a melhoria na produtividade e na qualidade do serviço.
Ao adotar softwares com rápida curva de aprendizagem e que favoreçam a diminuição da complexidade de tarefas aliado à terceirização de atividades de rotina, os profissionais das enxutas estruturas de Compliance poderão focar seu tempo nas atividades estratégicas da área e nas tomadas de decisão relevantes.
Nesse sentido, as plataformas de canais de denúncia aliado a serviços de análise prévia dos casos podem ser aliados na captação de informações e na preparação das investigações. Desta forma, o compliance fica responsável por decidir se segue com a investigação e, se sim, já possui todos os elementos para isso. Já as plataformas de Due Diligence são excelentes para monitorar e mitigar riscos de terceiros e, atreladas a serviços de análise e atendimento de workflow, deixando para o compliance somente a responsabilidade por aprovar ou reprovar aqueles de alto risco.
A inovação também tem um papel fundamental nesta redução de custos e no planejamento orçamentário: a adoção de plataformas de treinamento mobile via WhatsApp, que aparecem como ponto de disrupção no mercado, é um ótimo exemplo de como alcançar estruturas pulverizadas.
Por fim, uma vertente pouco explorada pelos setores de Compliance é a contratação de relatórios que traçam panoramas evolutivos e comparativos com outras empresas do mesmo setor. O monitoramento de tendências, a identificação de pontos de melhoria e o benchmarking são essenciais para a apresentação de relatórios convincentes em reuniões do gênero.
O processo de fechamento orçamentário não é uma tarefa simples, muito menos rápida – o convencimento da alta administração na importância do compliance não é a parte mais complexa. O desafio é como demonstrar que algo que não traz retorno financeiro (direto) precisa ter um investimento. Neste momento, argumentos sólidos e planos consistentes são fundamentais à obtenção dos recursos necessários para a evolução da jornada do Compliance.
*Yaniv Chor é diretor de Education e Serviços Gerenciados na Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
*Pedro César Sousa Oliveira é consultor em Pesquisa e Desenvolvimento da Aliant, empresa especializada em soluções para governança, compliance, ética, privacidade e ESG.
