A automação robótica de processos (Robotic Process Automation – RPA) é uma solução de transformação digital já bastante conhecida. Você provavelmente já ouviu falar nas características de um processo com perfil para ser automatizado:
Baseado em regras claras
Baixa complexidade
Muito repetitivo
Grande volume de ocorrências
Entrada de dados digital e estruturada
Estável/estruturado/padronizado/maduro
Documentado
Interage com vários sistemas
Se você tem planos de implantar o RPA em sua empresa mas não conseguiu encontrar processos com essas características, não se preocupe. Isso não é um problema: é uma oportunidade. Por mais que um processo não esteja necessariamente adequado para uma automação, todo processo pode passar por modificações para se tornar um bom candidato a receber uma RPA.
Confira a seguir 4 passos importantes para preparar o seu processo para a automatização.
1. Identificar oportunidades de automação
Imagine que você possui, pro exemplo, um processo longo, de alta complexidade, que envolve várias etapas e exige interferência humana para ser concluído. Além disso, ele não está muito bem documentado, depende de dados encontrados em documentos físicos e não segue uma diretriz específica – ou seja: cada pessoa acaba fazendo as coisas de um jeito. Esse sistema funciona, apesar de não ser ideal. Mas você quer mais do que um sistema funcional: você quer um sistema otimizado e mais produtivo. Analisando vários aspectos desse processo com a equipe responsável, você chega à conclusão de que ele seria um bom candidato à automação após algumas modificações. E é aí que está a oportunidade.
2. Estruturar processos para que sejam automatizados
O próximo passo é estruturar esse processo adequadamente. Podemos começar a trabalhar nessa adaptação com base na lista no topo desse conteúdo:
Documentação
Documente muito bem o processo em seu estado atual e como ele realmente é executado. É comum que empresas possuam uma documentação que demonstra o processo ideal, da forma como ele deveria ser realizado, na teoria. Porém na prática as coisas são feitas de uma forma muito diferente, com etapas que são ignoradas, redundâncias e retrabalho. Essa documentação te ajudará a enxergar com mais clareza os pontos do processo que necessitam de mudanças antes de planejar a implementação de RPA.
Estratégia com base na complexidade
Se o processo é complexo e composto por muitas etapas diferentes, ele não atende ao requisito de “baixa complexidade”. Uma possibilidade de adaptação seria avaliar o potencial de automatização de cada etapa. Talvez, considerar essa possibilidade te ajude a identificar trechos do processo que atendem aos demais requisitos de automação. Com isso definido, pode-se então estudar duas opções de automação como:
RPA híbrido, isto é, que inclui pessoas na execução. Neste caso a operação do robô ocorreria de forma sincronizada com a ação humana para concluir as tarefas. Podem ser necessárias pausas estratégicas na execução, janelas para entrada de dados por parte do usuário, etc.
RPA que realiza parte do processo, mas não o processo completo. As partes automatizáveis ficam por conta do robô, enquanto as demais continuam sendo responsabilidade dos profissionais capacitados. A execução do robô acontece de maneira assíncrona com a ação humana, de forma que o processo possa ser 100% concluído posteriormente.
Entrada de dados digital e estruturada
A solução aqui é evidente: digitalizar os dados e mudar o processo para que a entrada de dados futuros seja sempre realizada de forma digital. Escolha um sistema, um banco de dados ou qualquer outra ferramenta para capturar e armazenar os dados digitalmente. O que nos leva ao próximo ponto.
Certifique-se de que os dados utilizados estarão estruturados. Se o processo utiliza dados fornecidos via formulário, evite campos de texto aberto que aumentam as chances de erros de digitação. Use ferramentas com validação dos dados inseridos, como formato de data, nº de dígitos de documentos, entre outros. Padronize a forma como o processo é realizado. Um RPA é um robô simples que segue regras claras, portanto não consegue tomar decisões complexas, não aprende nem analisa padrões. Esse tipo de atividade envolve automações mais avançadas, com uso de Inteligência Artificial e Machine Learning, ou requerem ação humana. Por isso, as tarefas de um RPA devem ser realizadas sempre da mesma forma.
Todas essas modificações devem ser alinhadas com a equipe que executa o processo atualmente, pois essas são as pessoas que conhecem o processo em detalhes e que serão impactadas pelas mudanças.
3. Cuidar dos colaboradores afetados pela automação
É importante ter em mente que as transformações irão afetar a rotina de equipe dona do processo. Esses colaboradores farão menos atividades repetitivas e terão mais tempo para se dedicarem a outras tarefas. Por isso é importante dar atenção especial a eles. É provável que a adoção de RPA desafogue um time sobrecarregado e nenhuma outra mudança seja necessária.
Em outros casos, no entanto, os profissionais precisam ser realocados para outros departamentos. Independentemente disso, deve-se estudar uma maneira de direcionar as pessoas para tarefas mais interessantes, que requeiram alto grau de cognição, decisões complexas e pensamento abstrato. Será uma ótima oportunidade para expandir o potencial da equipe. Além disso, esses profissionais serão responsáveis por monitorar o funcionamento do robô e solicitar suporte para resolver problemas relacionados a ele sempre que necessário.
4. Reavaliação dos desafios de implementação
Agora que o processo já foi reformulado e está pronto para ser automatizado, chegou a hora de reavaliar a viabilidade do projeto. Ainda existem desafios pela frente. Sua empresa possui a infraestrutura necessária para automatizar o processo? Qual a postura da equipe dona do processo quanto ao uso de assistentes digitais? Existem dados suficientes e confiáveis para avaliar o impacto dessa automação?
Evidentemente, a jornada de transformação digital requer consumo de recursos como tempo, dinheiro e energia. Para acelerar essa transição é interessante aliar o conhecimento da empresa em seu processo com o conhecimento de automação de uma empresa especializada. Lembre-se que a Protiviti pode apoiar sua organização na jornada de automação – saiba mais sobre a área de Intelligent Automation.
O atual cenário global está em ponto de ebulição na revolução digital na qual vivemos. Marcos como a pandemia da Covid-19 e evolução das IA seguem revolucionando os métodos de trabalho nas organizações, e implementar o RPA (Robotic Process Automation) se destaca como uma solução disruptiva e altamente eficaz para a produtividade e a eficiência dos processos. Esta tecnologia, que utiliza robôs de software para automatizar tarefas manuais, repetitivas e baseadas em regras, possibilita que as empresas realizem suas operações com maior eficiência, precisão e consistência.
Consequentemente, o trabalho manual repetitivo e “mundano” é substituído por uma automação que liberar seu material humano para focar em atividades mais estratégicas e direcionadas ao crescimento do negócio. Neste artigo, confira os 5 principais benefícios de implementar RPA e entenda como essa tecnologia está impulsionando a inovação e a transformação digital nas organizações.
1. Aumento de Eficiência
A automação dos processos permite que colaboradores se dediquem às atividades mais estratégias e que não sejam repetitivas, desta forma erros operacionais e retrabalhos tendem a zerar reduzindo significativamente o tempo de execução dessas atividades, além disso há a diminuição significativa do tempo de execução das atividades, já que o computador executa as atividades muito mais rápido que um ser humano – logo, isso diminui atrasos e o SLA dos processos.
2. Redução de custos
O RPA proporciona uma considerável redução de custos para as organizações, uma vez que as tarefas repetitivas e prolongadas passam a ser executadas pela automação, desta forma é possível reduzir o custo de mão de obra e treinamentos, aumentando a produtividade do recurso humano que executava a tarefa anteriormente e permitindo que ele desempenha funções mais estratégicas para o negócio. Outro ponto que deve ser levado em conta é que os erros cometidos anterior a automação geram uma economia de custo e tempo para a organização, pois esses erros diminuem drasticamente. Se o processo estiver em boa conformidade, os erros tendem a ser inexistentes.
3. Maior Conformidade Regulatória e Auditabilidade
Para alguns setores, como o da saúde ou financeiro, que tem grandes agências regulatórias auditando os processos, a implantação do RPA é muito relevante. Isso porque essas atividades exigem rastreabilidade e transparência, ocorrendo o registro de todas as atividades executadas pela automação. Sendo assim, as organizações conseguem demonstrar a conformidade e a legalidades de seus processos, reduzindo ao mínimo os riscos legais. Vale ressaltar também a segurança de dados. Com a aprovação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) em 2018, muitos dados sensíveis de clientes transitam entre os inúmeros processos das organizações e a exposição destes podem gerar uma serie de problemas legais e estratégicos para as empresa.
4. Aprimoramento da Experiência do Cliente
A implementação do RPA gera maior eficiência nas tarefas, reduzindo o tempo de execução das atividades, reduzindo o SLA no atendimento aos clientes. Como consequência, melhora a experiência do cliente, pois garante também maior qualidade no atendimento traduzindo-se em fidelização e crescimento nos negócios.
5. Escalabilidade
A automação de processos proporciona escalabilidade, aumentando a dimensão do RPA de acordo as necessidades da empresa, conforme a demanda. O RPA possibilita a difusão de automações por diferentes áreas da empresa, o que oportuniza o crescimento de todos os benefícios da automação. Com isso, a escalabilidade é extremamente benéfica para empresas em crescimento.
São inúmeros os benefícios de implementar RPA. Além dos listados, destacam-se também a melhoria de precisão e qualidade dos resultados que contribuem para processos mais consistentes e confiáveis. O RPA tem a capacidade de integrar-se facilmente a sistemas legados e aplicativos existentes. Isso permite que as organizações aproveitem seus investimentos em TI sem a necessidade de substituir completamente sistemas antigos.
A automação de processos é extremamente vantajosa às empresas, considerando principalmente as vantagens competitivas proporcionadas em um mercado onde a concorrência é cada vez mais agressiva. A capacidade de automatizar tarefas repetitivas torna o RPA uma ferramenta indispensável para impulsionar a transformação digital e conquistar uma posição de destaque no mercado.
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*Pedro Azevedo é consultor Sênior de Automação Inteligente de Processos da Protiviti. A empresa é especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
O Brasil tem participado cada vez mais abertamente de tendências digitais e nesse contexto o RPA (Automação de Processos Robóticos) tem se consolidado em organizações de diferentes setores do país. Essas empresas estão automatizando tarefas ou processos repetitivos e penosos que são padronizados, ou seja, baseados em regras claras e objetivas, com o intuito de aumentar a eficiência operacional, mitigar erros e expandir recursos humanos para atividades de maior valor agregado.
Essa adoção tem sido impulsionada principalmente pela redução de custos, melhoria da qualidade dos processos assim como a diminuição do tempo das atividades. Entretanto muitas organizações cometem erros básicos no momento da implementação de RPA, pois a transição para o RPA é feita sem levar em conta as mudanças que precisam ser levadas em conta para se atingir a automação dos processos.
Os 5 principais erros cometidos pelas organizações são:
Não escolher os processos adequados para automação: É muito importante escolher processos que sejam repetitivos e tenham regras muito claras e definidas, pois escolher processos muito complexos ou instáveis podem levar ao fracasso na implementação, o ideal é iniciar com processos mais previsíveis e evoluir o grau de complexidade conforme a organização evolui sua curva de aprendizado com as automações. A avaliação do processo e sua documentação deve ser feita exaustivamente para que se obtenha uma visão clara e bem definida do processo, analisando seu custo, tempo gasto, partes envolvidas, usando para isso métricas bem estabelecidas.
Baixa adesão das equipes: É fundamental que as pessoas envolvidas no processo participem do desenvolvimento da automação, documentando as atividades, participando do treinamento e transição para o modelo da automação. Essas pessoas são parte fundamental do sucesso do RPA pois a participação delas mitiga os erros de desenvolvimento e implantação. Além disso o envolvimento de profissionais da área de TI é de extrema importância pois a automação depende de todo um suporte de Infraestrutura para que funcione adequadamente, atendendo servidores, licenças, gerenciamento de recursos de software e hardware, internet etc. Embora hoje se use RPA as a Service como forma de diminuir essa dependência, o envolvimento de profissionais de TI desde o início do projeto da celeridade ao desenvolvimento da automação e evita potenciais problemas de infraestrutura no ambiente ao longo do tempo.
Escalabilidade: Uma implementação de RPA bem-sucedida não deve se limitar a apenas um processo, a cultura da automação de processos deve ser difundida pela organização para que isso seja escalável e de o máximo retorno possível a organização. Através disso é possível a organização criar um Centro de Excelência (CoE) de RPA que lidará com inúmeras tarefas como por exemplo; agregar experiência de RPA criando um framework de RPA, monitorar a infraestrutura de tecnologia RPA, cria um vínculo próprio com provedor de RPA e especialistas de RPA terceirizados, metodologia própria para escolha de processos candidatos a RPA, logo um CoE contribui para a excelência das automações e o constante desenvolvimentos de novas automações.
Não testar os robôs até o estresse: após o desenvolvimento deve haver uma dedicação extra para a homologação de testes simulado exatamente o mesmo ambiente de produção para que não se desperdice esforço de tempo e dinheiro, para isso aplicações, servidores, licenças de softwares devem ser exatamente iguais ao ambiente produtivo. Os testes devem contemplar também o mesmo horário de funcionamento da automação, passando pelos principais horários de pico dos sistemas, levando ao “estresse” do RPA, isso garante que “exceções” do processo possam ser observadas e mapeadas além de garantir que após o go-live o serviço não será interrompido por situações de imprevisibilidade.
Deixar de monitorar a automação após o go-live: Monitorar é parte da excelência de uma boa automação de processos, pois a infraestrutura ao longo do tempo pode ter inconsistências, as aplicações podem sofrer atualizações (não recomendado), isso faz parte da longevidade da automação que precisa estar alinhada as regras de governança da organização para manter a segurança dos processos e a fluidez do RPA. Esse monitoramento também garante que os processos não sejam alterados, o que faria com que a automação perdesse sua funcionalidade.
Os problemas apontados devem ser resolvidos usando uma abordagem estratégica que enfatize um planejamento que considere os objetivos organizacionais e os impactos nas equipes e cultura da empresa. Na pratica as empresas devem selecionar os processos mais adequados para automação, levando em conta a complexidade, a estabilidade e a objetividade das tarefas mapeando muito bem seus processos para ter previsibilidade sobre casa tarefa executada. Portanto é essencial gastar tempo na elaboração de documentação, que garante como uma das possíveis consequências a maturidade do processo. Poder fazer um processo de melhoria antes da automação garante maior efetividade ao RPA, e deve ser levado em conta desde a implementação de RPA.
Implementação de RPA: como evitar os erros
A participação das equipes no processo de implementação é fundamental para garantir a efetividade da automação. Envolver os colaboradores desde o início, capacitando-os e oferecendo suporte contínuo, permite que eles compreendam os benefícios da tecnologia e contribuam para o seu desenvolvimento.
A governança do RPA deve ser estabelecida, definindo responsabilidades claras, gestão de mudanças, monitoramento e controle dos robôs, envolvimento dos profissionais de TI desde o início do projeto, bem como a definição de métricas de desempenho. Uma governança sólida assegura a eficiência, a segurança e o compliance na utilização do RPA, minimizando riscos e garantindo o alinhamento com as estratégias organizacionais.
Para concluir é fundamental considerar a escalabilidade do RPA desde o início do projeto de automação, fazendo o planejamento para a expansão do uso da tecnologia para outros processos e áreas da empresa permitindo que esse benefício seja obtido em larga escala de modo que o investimento seja maximizado. Esses são pontos que aumentam a eficiência operacional eliminando erros e liberando recursos humanos para atividades mais estratégicas, consequentemente leva a organização a uma vantagem competitiva em um mercado cada vez mais acirrado.
*Pedro Azevedo é consultor sênior de Automação Inteligente de Processos da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
FONTES:
Automação Robótica de Processos (RPA): Estudo de Caso Através da Tarefa Administrativa Contas a Pagar Arthur Marcos da Silva1, Michele Cristiani Barion1 1 Curso Superior de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas – Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP) – Campus Hortolândia – São Paulo – SP – Brasil
Quando falamos de automação de processos, é comum que os colaboradores da empresa se sintam ameaçados. Afinal, não seria a primeira vez que pessoas perdem o emprego para máquinas. Além disso, o avanço de tecnologias de IA como o DALL-E e Chat-GPT conseguem criar conteúdo que pode ser considerado arte e nem sempre é possível diferenciar de criações humanas. Mas quais os benefícios do RPA para os colaboradores?
A adoção de RPA já é uma realidade, com previsão de crescimento a uma taxa de 32,8% entre 2021 e 2028. Por isso, é uma prioridade para organizações de diversos setores. Apesar disso, sua adoção ainda possui alguns desafios a serem superados. Alguns deles são a falta de conhecimento dos colaboradores sobre os possíveis impactos que a adoção do RPA pode ter em seu trabalho e a baixa aderência devido ao medo de serem substituídos por mão de obra digital.
Por isso é importante destacar os benefícios do RPA aos colaboradores humanos. Confira a seguir 4 deles.
Benefícios do RPA para os colaboradores
1. Auxilia sem substituir
Para automatizar um processo, ele deve possuir determinadas características. Podemos citar, por exemplo:
Baseado em regras claras;
Baixa complexidade;
Muito repetitivo;
Muito volumoso;
Entrada digital de dados;
Padronizado, estruturado e maduro.
Essa lista deixa claro que um RPA não é adequado para realizar tarefas complexas que exijam alto grau de cognição e inteligência emocional. Um robô pode buscar palavras-chave em uma lista de conexões do LinkedIn, porém não poderá escolher o melhor candidato para a vaga. Qualquer decisão que exija algum tipo de análise subjetiva precisa de um ser humano. Assim, o RPA pode ser utilizado como um assistente que auxilia o colaborador, completando tarefas tediosas e cansativas que tomam muito tempo e são pouco produtivas quando executadas por um ser humano.
Além disso, o colaborador que desempenha a tarefa antes da implementação do RPA será uma peça fundamental no desenvolvimento do robô, pois é quem vai fornecer todas as informações sobre o processo que será automatizado.
2. Contribui para o desenvolvimento profissional
Sabemos os limites da capacidade humana de manter a atenção a uma atividade monótona e repetitiva. Após algum tempo realizando tarefas desse tipo, o tédio e o cansaço se instalam e começamos a pensar em outras coisas enquanto ainda estamos executando a tarefa. A distração e o cansaço comprometem nosso poder de processamento, aumentando a chance de erros.
Mas nossa cognição está equipada para lidar com situações mais interessantes do que preencher dezenas de formulários idênticos copiando e colando dados, ou faturar dúzias de Notas Fiscais Eletrônicas numa sequência repetitiva de cliques. Ou seja, ao delegar este tipo de tarefa para um RPA, os colaboradores focam em atividades mais criativas e desafiadoras, aumentando o engajamento e incentivando seu desenvolvimento profissional. Isso funciona ainda melhor se a empresa disponibilizar treinamentos e capacitação em conjunto com um bom plano de carreira.
3. Uma RPA evita acúmulo de trabalho
Um grande volume de tarefas frequentemente resulta em trabalho acumulado e uma equipe sobrecarregada, especialmente quando alguém do time precisa se ausentar por questões de saúde ou sai de férias. Neste caso o RPA prova seu valor, seja eliminando o trabalho acumulado ou evitando que o acúmulo ocorra em primeiro lugar.
4. Aumenta a qualidade de vida no trabalho
Funcionários altamente capacitados para funções complexas ganham mais autonomia no trabalho quando podem delegar tarefas simples e repetitivas para um RPA. Por isso, o aumento de autonomia alivia o esgotamento (burnout) [6] e aumenta a satisfação do colaborador. Isso faz todo o sentido quando levamos em consideração que as pessoas passam a ter a possibilidade de redescobrir seu propósito dentro da empresa e desempenhar papéis mais alinhados aos seus objetivos profissionais. Assim, o resultado de longo prazo será uma maior qualidade de vida no trabalho, com os benefícios do RPA ficando mais aparentes.
Vale ressaltar que é comum que trabalhadores humanos inicialmente torçam o nariz para o RPA, porém passem a ter uma atitude positiva após a implantação. As organizações que pretendem adotar esta tecnologia de automação devem ter transparência na comunicação com seus colaboradores antes de iniciar o processo, por exemplo, informando-os sobre como o RPA será um aliado, e não um inimigo.
Por mais que estejamos vivendo uma era de digitalização do trabalho, os recursos mais preciosos de qualquer organização são as pessoas. Portanto é indispensável que exista sinergia entre mão de obra humana e a mão de obra digital. Os benefícios do RPA como ferramenta de auxílio para colaboradores humanos, alinhada a uma cultura de valorização dos recursos humanos, tem o potencial de gerar benefícios que se traduzirão em equipes mais felizes e engajadas.
*Cristiane dos Santos Costa é consultora de Automação Inteligente de Processos na Protiviti, empresa especializada em soluções para automação e digitalização de processos, compliance, investigação, gestão de riscos, proteção e privacidade de dados.
Fontes de consulta
[1] Costa, S. A. S., Mamede, H. S., & Silva, M. M. (2022). Robotic Process Automation (RPA) adoption: a systematic literature review. Engineering Management in Production and Services, 14(2), 1-12. doi: 10.2478/emj-2022-0012
[2] Khatib, M. , Almarri, A. , Almemari, A. and Alqassimi, A. (2023) How Does Robotics Process Automation (RPA) Affect Project Management Practices. Advances in Internet of Things, 13, 13-30. doi: 10.4236/ait.2023.132002.
[3] Moreira, S; Mamede, H. S.; Santos, A. CENTERIS – International Conference on ENTERprise Information Systems / ProjMAN – International Conference on Project MANagement / HCist – International Conference on Health and Social Care Information Systems and Technologies 2022. Procedia Computer Science 219 (2023) 244–254.
[7] H. Harmoko, A. J. Ramírez, J. G. Enr´ıquez, and B. Axmann, ”Identifying the Socio-Human Inputs and Implications in Robotic Process Automation (RPA): A Systematic Mapping Study,” in International Conference on Business Process Management, 2022: Springer, pp. 185-199.
A automação do fluxo de trabalho utiliza tecnologia para simplificar e automatizar os processos de negócios. Isso envolve projetar e implementar uma série de etapas que são acionadas por condições ou eventos específicos, executadas automaticamente por um sistema automatizado.
Com isso, é possível automatizar uma ampla gama de processos, como por exemplo folhas de pagamento, integração de RH, faturamento e atendimento ao cliente. Ao automatizar esses processos, possível aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar recursos para se concentrar em atividades mais estratégicas.
As ferramentas de automação de fluxo de trabalho geralmente fornecem uma interface gráfica para projetar e criar fluxos, bem como recursos para integração com outros sistemas e aplicativos. Elas também podem incluir ferramentas para monitorar e rastrear o desempenho de fluxos de trabalho automatizados, bem como para fazer ajustes e melhorias conforme necessário.
Transformação digital e automação do fluxo de trabalho
A transformação digital leva ao uso de tecnologias digitais cuja intenção é mudar fundamentalmente a forma como uma organização opera e entrega valor aos clientes. A automação do fluxo de trabalho é um aspecto fundamental dessa transformação, pois envolve o uso de tecnologia para simplificar e automatizar os processos de negócios.
A automação do fluxo de trabalho também pode melhorar a precisão e a consistência dos processos, além de possibilitar o rastreamento e o monitoramento do progresso em tempo real. A implementação da automação como parte de uma estratégia de transformação digital pode ajudar organizações a:
Aumentar a produtividade e a eficiência
Reduzir custos e erros
Melhorar a experiência do cliente
Melhorar a segurança e a conformidade dos dados
Acelerar a tomada de decisão
No geral, a automação pode desempenhar um papel significativo em ajudar as organizações a atingirem suas metas de transformação digital.
Automação e eficiência
A automação do fluxo de trabalho aumenta a produtividade e a eficiência de várias maneiras:
Automatização de tarefas repetitivas: ao automatizar tarefas repetitivas ou manuais, os funcionários podem se concentrar em atividades de maior valor agregado, em vez de perder tempo em tarefas que podem ser facilmente automatizadas.
Simplificação de processos: a automação do fluxo de trabalho pode ajudar a simplificar os processos, eliminando etapas desnecessárias e reduzindo a necessidade de intervenções manuais.
Melhorando a comunicação e a colaboração: as ferramentas de automação do fluxo de trabalho podem facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, permitindo que eles rastreiem e monitorem o progresso em tempo real. Isso pode ajudar a melhorar a coordenação e reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas.
Melhorar a visibilidade e a transparência: as ferramentas de automação do fluxo de trabalho fornecem visibilidade sobre o status das tarefas e processos, permitindo que os membros da equipe vejam o que precisa ser feito e quando.
No geral, a implementação da automação do fluxo de trabalho pode ajudar as organizações a otimizar seus processos, melhorar a comunicação e a colaboração e aumentar a produtividade e a eficiência.
Como implementar a automação do fluxo de trabalho
Para criar um fluxo de trabalho automatizado, você precisará seguir estas etapas:
Defina o processo: a primeira etapa na criação de um fluxo de trabalho automatizado é definir o processo que você deseja automatizar. Isso inclui identificar as tarefas que precisam ser concluídas, a ordem em que devem ser concluídas e as condições e gatilhos que iniciarão o fluxo de trabalho.
Escolha uma ferramenta: há uma variedade de ferramentas de automação de fluxo de trabalho disponíveis no mercado, portanto, você precisará escolher uma que atenda às suas necessidades e caiba no seu orçamento. Algumas opções populares incluem Nintex, Microsoft Flow e Zapier.
Projete o fluxo de trabalho: Depois de escolher uma ferramenta de automação, você pode usá-la para projetar o fluxo de trabalho definindo as etapas, condições e gatilhos. Isso geralmente envolve o uso de uma interface de arrastar e soltar para criar o fluxo de trabalho e também pode envolver a integração com outros sistemas e aplicativos.
Teste e depure o fluxo de trabalho: é importante testar o fluxo para garantir que ele esteja funcionando conforme o esperado e para identificar e corrigir quaisquer problemas. Isso pode envolver a execução por meio de uma série de casos de teste para garantir que esteja funcionando corretamente.
Implantar o fluxo de trabalho: Depois de testar e depurar o fluxo de trabalho, você pode implantá-lo em sua organização. Isso pode envolver o treinamento dos membros da equipe sobre como usar o fluxo de trabalho e integrá-lo aos processos e sistemas existentes.
Monitore e otimize o fluxo de trabalho: Após implantar o fluxo de trabalho, é importante monitorar seu desempenho e fazer os ajustes necessários para otimizar sua eficiência e eficácia. Isso pode envolver coletar feedback dos membros da equipe, analisar dados sobre o desempenho do fluxo de trabalho e fazer alterações no fluxo de trabalho conforme necessário.
Benefícios de terceirizar a implementação da automação do fluxo de trabalho
Existem vários benefícios em terceirizar a implementação da automação do fluxo de trabalho:
Experiência e recursos: a terceirização da implementação da automação do fluxo de trabalho permite que as organizações acessem a experiência e os recursos de empresas ou consultores especializados. Isso pode ser especialmente útil para organizações que não possuem experiência ou recursos internos para dar esse passo sozinhas.
Economia de custos: a terceirização pode ajudar as organizações a economizar custos, pois não precisam investir em infraestrutura, tecnologia e pessoal necessários para implementar a solução internamente.
Implementação mais rápida: a terceirização da implementação pode ajudar as organizações a começar a usar a solução mais rapidamente, pois podem aproveitar o conhecimento e os recursos do provedor de terceirização.
Flexibilidade: terceirizar a implementação da automação do fluxo de trabalho pode fornecer às organizações maior flexibilidade, pois elas podem escolher o nível de suporte e serviços de que precisam e podem dimensionar o uso da solução conforme suas necessidades mudam.
No geral, a terceirização da implementação da automação pode fornecer às organizações acesso a conhecimentos e recursos, economia de custos, implementação mais rápida e maior flexibilidade.
