Entenda os desafios da implementação de RPA e veja como evitar os principais erros que as empresas cometem nesse processo.
por Pedro Azevedo*
O Brasil tem participado cada vez mais abertamente de tendências digitais e nesse contexto o RPA (Automação de Processos Robóticos) tem se consolidado em organizações de diferentes setores do país. Essas empresas estão automatizando tarefas ou processos repetitivos e penosos que são padronizados, ou seja, baseados em regras claras e objetivas, com o intuito de aumentar a eficiência operacional, mitigar erros e expandir recursos humanos para atividades de maior valor agregado.
Essa adoção tem sido impulsionada principalmente pela redução de custos, melhoria da qualidade dos processos assim como a diminuição do tempo das atividades. Entretanto muitas organizações cometem erros básicos no momento da implementação de RPA, pois a transição para o RPA é feita sem levar em conta as mudanças que precisam ser levadas em conta para se atingir a automação dos processos.
Os 5 principais erros cometidos pelas organizações são:
- Não escolher os processos adequados para automação: É muito importante escolher processos que sejam repetitivos e tenham regras muito claras e definidas, pois escolher processos muito complexos ou instáveis podem levar ao fracasso na implementação, o ideal é iniciar com processos mais previsíveis e evoluir o grau de complexidade conforme a organização evolui sua curva de aprendizado com as automações. A avaliação do processo e sua documentação deve ser feita exaustivamente para que se obtenha uma visão clara e bem definida do processo, analisando seu custo, tempo gasto, partes envolvidas, usando para isso métricas bem estabelecidas.
- Baixa adesão das equipes: É fundamental que as pessoas envolvidas no processo participem do desenvolvimento da automação, documentando as atividades, participando do treinamento e transição para o modelo da automação. Essas pessoas são parte fundamental do sucesso do RPA pois a participação delas mitiga os erros de desenvolvimento e implantação. Além disso o envolvimento de profissionais da área de TI é de extrema importância pois a automação depende de todo um suporte de Infraestrutura para que funcione adequadamente, atendendo servidores, licenças, gerenciamento de recursos de software e hardware, internet etc. Embora hoje se use RPA as a Service como forma de diminuir essa dependência, o envolvimento de profissionais de TI desde o início do projeto da celeridade ao desenvolvimento da automação e evita potenciais problemas de infraestrutura no ambiente ao longo do tempo.
- Escalabilidade: Uma implementação de RPA bem-sucedida não deve se limitar a apenas um processo, a cultura da automação de processos deve ser difundida pela organização para que isso seja escalável e de o máximo retorno possível a organização. Através disso é possível a organização criar um Centro de Excelência (CoE) de RPA que lidará com inúmeras tarefas como por exemplo; agregar experiência de RPA criando um framework de RPA, monitorar a infraestrutura de tecnologia RPA, cria um vínculo próprio com provedor de RPA e especialistas de RPA terceirizados, metodologia própria para escolha de processos candidatos a RPA, logo um CoE contribui para a excelência das automações e o constante desenvolvimentos de novas automações.
- Não testar os robôs até o estresse: após o desenvolvimento deve haver uma dedicação extra para a homologação de testes simulado exatamente o mesmo ambiente de produção para que não se desperdice esforço de tempo e dinheiro, para isso aplicações, servidores, licenças de softwares devem ser exatamente iguais ao ambiente produtivo. Os testes devem contemplar também o mesmo horário de funcionamento da automação, passando pelos principais horários de pico dos sistemas, levando ao “estresse” do RPA, isso garante que “exceções” do processo possam ser observadas e mapeadas além de garantir que após o go-live o serviço não será interrompido por situações de imprevisibilidade.
- Deixar de monitorar a automação após o go-live: Monitorar é parte da excelência de uma boa automação de processos, pois a infraestrutura ao longo do tempo pode ter inconsistências, as aplicações podem sofrer atualizações (não recomendado), isso faz parte da longevidade da automação que precisa estar alinhada as regras de governança da organização para manter a segurança dos processos e a fluidez do RPA. Esse monitoramento também garante que os processos não sejam alterados, o que faria com que a automação perdesse sua funcionalidade.
Os problemas apontados devem ser resolvidos usando uma abordagem estratégica que enfatize um planejamento que considere os objetivos organizacionais e os impactos nas equipes e cultura da empresa. Na pratica as empresas devem selecionar os processos mais adequados para automação, levando em conta a complexidade, a estabilidade e a objetividade das tarefas mapeando muito bem seus processos para ter previsibilidade sobre casa tarefa executada. Portanto é essencial gastar tempo na elaboração de documentação, que garante como uma das possíveis consequências a maturidade do processo. Poder fazer um processo de melhoria antes da automação garante maior efetividade ao RPA, e deve ser levado em conta desde a implementação de RPA.
Implementação de RPA: como evitar os erros
A participação das equipes no processo de implementação é fundamental para garantir a efetividade da automação. Envolver os colaboradores desde o início, capacitando-os e oferecendo suporte contínuo, permite que eles compreendam os benefícios da tecnologia e contribuam para o seu desenvolvimento.
A governança do RPA deve ser estabelecida, definindo responsabilidades claras, gestão de mudanças, monitoramento e controle dos robôs, envolvimento dos profissionais de TI desde o início do projeto, bem como a definição de métricas de desempenho. Uma governança sólida assegura a eficiência, a segurança e o compliance na utilização do RPA, minimizando riscos e garantindo o alinhamento com as estratégias organizacionais.
Para concluir é fundamental considerar a escalabilidade do RPA desde o início do projeto de automação, fazendo o planejamento para a expansão do uso da tecnologia para outros processos e áreas da empresa permitindo que esse benefício seja obtido em larga escala de modo que o investimento seja maximizado. Esses são pontos que aumentam a eficiência operacional eliminando erros e liberando recursos humanos para atividades mais estratégicas, consequentemente leva a organização a uma vantagem competitiva em um mercado cada vez mais acirrado.
*Pedro Azevedo é consultor sênior de Automação Inteligente de Processos da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
FONTES:
Automação Robótica de Processos (RPA): Estudo de Caso Através da Tarefa Administrativa Contas a Pagar Arthur Marcos da Silva1, Michele Cristiani Barion1 1 Curso Superior de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas – Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP) – Campus Hortolândia – São Paulo – SP – Brasil
CiGen – 7 Robotic Process Automation Pitfalls & How to Avoid Them
