Historicamente, os canais de denúncias criaram corpo por uma razão que foi diminuindo com o tempo: recompensas financeiras. Ou seja, quando foi criado por governos, era oferecido uma remuneração por relatos que poderiam levar à prevenção de práticas ilegais.
Esse modelo ainda pode ser identificado em algumas situações, sendo a mais próxima de nossa realidade o Disque-Denúncias público, criado por José Antônio Borges Fortes, popularmente conhecido como Zeca Borges, que nos deixou precocemente no ano passado, e que oferece recompensas financeiras sobre paradeiro de criminosos.
No mundo corporativo, porém, o sucesso dos canais de denúncias se baseia em duas premissas: conhecimento do canal e confiança na sua governança.
O conhecimento do canal deve ser total
Ou seja, não se pode conceber que um funcionário não saiba da sua existência. Para que isto aconteça de forma correta, é necessário uma divulgação de seu propósito (que não deve se restringir a apenas um tema, como da corrupção), que passa pela escolha de um nome que o aproxime do seu público (“denúncia” nem sempre é a melhor palavra para se maximizar os relatos), contar com uma campanha de divulgação massiva e constante (tendo sua publicação em todos os materiais de circulação da organização) e permitir a opção por diversas formas de contato (a limitação ao ambiente web é um erro a se evitar, pois aproximadamente metade dos casos são relatados por voz).
Para se medir o conhecimento do canal, a boa prática rege que ao menos uma vez ao ano todos os funcionários sejam indagados sobre sua existência. Este indicador deve fazer parte das métricas de sucesso das áreas por ele responsável.
Garantia do sigilo, a não retaliação e a resolução dos assuntos
A confiança, por sua vez, é mais complexa de ser obtida, pois vai além da ferramenta dos canais de denúncias. Denunciantes querem a garantia do sigilo, a não retaliação e a resolução dos assuntos. Sem estas condições, optará pelo silêncio ou por caminhos alternativos. Para garantir estas questões, recomenda-se a utilização de um canal externo, que tenha um sistema de casos protegido e capaz de circular diferentes assuntos para públicos distintos e de forma automática – a boa prática para casos ligados ao nível executivo, por exemplo, é a direta comunicação com o conselho de administração. Adicionalmente, faz-se necessária uma política clara e efetiva de não retaliação de denunciantes, de modo a assegurar que eles não sofrerão nenhuma punição ou não serão prejudicados por conta de seu relato, seja ele qual for.
Em relação à resolução do problema, ela começa com a capacidade de triagem e priorização da ouvidoria. Como poucas empresas têm estrutura exclusiva própria, recomenda-se que o fornecedor do canal tenha esta capacidade, ou seja, tenha estrutura investigativa própria. No caso de investigação de assédios, pouquíssimas empresas contam com esta capacitação, que difere de uma investigação de fraude pela necessidade de acolhimento do denunciante e pela limitação de documentação característica. A ferramenta do canal deve ser capaz de evidenciar todos os procedimentos investigativos acerca das denúncias, baseando-se em regras de governança e controles que assegurem que todas as denúncias serão tratadas e, se for o caso, que as penalidades previstas sejam aplicadas, independentemente do nível hierárquico do denunciado.
O check list acima certamente deve ser averiguado pelas empresas que utilizam esse serviço para que ele seja, de fato, operado de forma eficiente, pois o assédio, infelizmente, está enraizado em nossa sociedade.
* Fernando Fleider é CEO da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, cibersegurança e privacidade de dados, e da Aliant, sua plataforma de soluções digitais.
O relato de casos de assédio sexual deixou de ser um tema velado nas organizações e tem ganhado relevância a cada dia. Esse cenário é um reflexo de uma sociedade mais consciente sobre esta questão e de um público mais seguro em trazer os fatos à tona. Pesquisas mostram que, dentro das empresas, esse tipo de violência é o segundo maior dos indicadores de registros nos canais de denúncias e acolhimento, principal mecanismo utilizado para relatos deste tipo.
Casos complexos envolvendo grandes nomes do universo da mídia, assim como o alto escalão de empresas, tal qual estamos acompanhando agora com o presidente da Caixa Econômica Federal (CEF), que acaba de pedir demissão, trazem questionamentos sobre quais cuidados devem ser tomados antes que a conduta inapropriada tome proporções que saiam do controle e, pior, acabem circulando apenas nos bastidores e nos corredores das organizações sem que nenhuma providência seja tomada. Nessa equação, somamos o impacto causado nas vidas das vítimas – incluindo questões de saúde mental, aos estragos causados na imagem das empresas, sem contar as consequências legais e as perdas financeiras.
É preciso reconhecer que os profissionais passaram a ter vozes sobre fatos que ocorrem dentro das empresas. Contudo, isso exige uma atenção maior na apuração para o estabelecimento de uma cultura de confiança corporativa. Sob este aspecto, o canal de denúncias é um dos mecanismos que apoiam as empresas e seu principal pilar deve ser a confiança. Mas, para que isso se estabeleça, se faz necessária uma governança de apuração independente e integrada. No caso da CEF, segundo relatos à mídia, as vítimas não denunciaram o abuso por supostamente não confiarem no canal existente e, consequentemente, temiam perseguições e outras consequências.
Para se estabelecer esta confiança, um canal de denúncia precisa, em primeiro lugar, resguardar o denunciante a todo tempo, inclusive após a apuração para a constatação da procedência ou não da denúncia. Por isso, é necessária uma estrutura de segurança de informações e um fluxo correto dos envolvidos. Caso um CEO, por exemplo, seja a figura denunciada, apenas o Conselho deve ser envolvido no processo.
A estrutura do canal deve envolver profissionais capacitados, metodologias e processos. A atividade pode ser realizada pela própria área de ouvidoria da empresa, como no caso da Petrobras, ou por um provedor de canal capacitado para investigações, pois muitas empresas não contam com uma área de ouvidoria com esta responsabilidade.
Em linhas gerais, como o assédio e as agressões ocorrem nas relações interpessoais e não necessariamente deixam provas ou evidências materiais, quando o denunciante ou as vítimas são identificados, é recomendado que eles sejam ouvidos por profissionais capacitados em entrevistas confirmatórias. Nos casos de assédio sexual, o entrevistador deve preferencialmente ser do mesmo gênero da vítima. O início da apuração foca na compreensão dos detalhes e das circunstâncias, assim como são coletadas as percepções sobre as motivações para a realização da denúncia e o grau de veracidade dos relatos.
Existem casos em que as vítimas apontam a existência de trocas de mensagens ou imagens de câmeras que podem indicar a agressão. Neste cenário, é fundamental a captação e a análise destes dados de forma que possam ser utilizados na justiça, que é a coleta forense. Porém, sabemos que em muitos casos não existem registros do assédio, por isso é importante entrevistar possíveis testemunhas ou outras pessoas que fazem parte do ambiente e do convívio com o suposto agressor. Por fim, na maior parte das situações, o denunciado é entrevistado para que forneça sua versão dos fatos e tenha o direito ao contraditório, permitindo que os entrevistadores tenham uma visão completa do caso.
O canal de denúncias é um serviço que exige atenção das empresas pela sua importância e sensibilidade. Estamos diante de fatos que podem destruir marcas, aumentar o turnover, elevar os problemas de saúde dos profissionais e perpetuar práticas que devem ser expurgadas de uma sociedade diversa e inclusiva.
*Fernando Fleider, CEO da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, cibersegurança e privacidade de dados, e da Aliant, sua plataforma de soluções digitais.
A linguagem corporal e as expressões faciais deixam transparecer situações das nossas vidas ou de momentos específicos. Tais movimentos involuntários e genuínos podem apontar caminhos que a nossa comunicação verbal não expressa com clareza, seja de forma intencional ou não. Por isso, a análise do comportamento não verbal, principalmente quando se trata de investigações corporativas é uma prática em ascensão.
Junto a outros processos, como o levantamento de vínculos, a análise de dados forenses (e-Discovery), a checagem de antecedentes e o trabalho de campo, a linguagem corporal e as expressões faciais são ferramentas de investigações que vão auxiliar os agentes públicos ou investigadores corporativos a identificarem e construírem uma cadeia de evidências que possibilite ao Judiciário ou aos tomadores de decisões das empresas decidirem de forma segura, ou seja, a partir de um juízo de valor formado após a análise de todos esses dados, para que se construa o que podemos chamar de conhecimento de inteligência.
Sendo assim, essa seria a forma mais correta de utilizar a linguagem corporal e as expressões faciais nas investigações, isto é, como ferramentas que auxiliam na condução das apurações, e não como soluções para identificar mentiras, pois o que vai dar robustez aos sinais esboçados na face e no gestual é a cadeia de custódia de evidências. Sem isso, o máximo que podemos inferir em uma análise crua ou preliminar é que aquele gesto ou expressão pode significar uma emoção ou sentimento, mas não uma mentira.
A análise de credibilidade utiliza seis canais: expressões faciais, linguagem corporal, linguagem verbal, para linguística (latência, intensidade e volume da voz), psicofisiologia e interação. Acontece que é humanamente impossível um investigador, durante uma entrevista, observar e analisar com clareza e em tempo real todos esses canais ao mesmo tempo e inferir sobre a credibilidade, pois poderá fazer afirmações temerárias que uma pessoa estaria mentindo, embora um entrevistador experiente consiga ter indicativos de veracidade do depoimento analisando os canais. Por isso, os canais de comunicação, além de indicarem a verdade ou a mentira, são ferramentas que auxiliam na investigação. A verdade dos fatos ou a elucidação da investigação terá êxito com a junção de várias ferramentas.
Qualquer pessoa, a depender do contexto da situação, pode emitir ou esboçar uma linguagem corporal ou expressão facial que chame atenção do entrevistador. Entretanto, o comportamento pode ser apenas um desconforto fora de contexto que levará o entrevistador a construir ou ampliar vieses de confirmação erroneamente sobre o testemunho daquela pessoa.
Portanto, é papel do investigador público ou corporativo, é principalmente do entrevistador, analisar com cautela todos os sinais de desconforto para mitigar erros de análise, pois um gesto ou expressão pode não ser dissimulado para encobrir e ocultar uma informação relevante. Cabe ao investigador identificar o que motivou o comportamento, visto que a linguagem corporal e as expressões faciais podem dar um norte ou redirecionar uma investigação ou até trazer novos pontos até então não mapeados. Em suma, e é importante utilizar as ferramentas de investigações de forma combinada e não isoladas.
*Iuri Camilo de Andrade, especialista em investigações corporativas na Protiviti.
Imagine o seguinte cenário: sua empresa identifica uma situação na qual há indícios de furtos de mercadorias ou é notificada, via canal de denúncias, sobre uma suposta negligência ou conivência nos processos internos, ou ainda, existem suspeitas de sabotagens em máquinas e equipamentos em uma linha de produção. O que você faria para mapear processos nesse cenário?
Geralmente os mapeamentos de processos têm caráter preventivo, seja para identificar os controles a serem implantados, corrigir os já existentes ou para qualificar a empresa para uma certificação ISO, por exemplo. Mas, você já ouviu falar em mapear processos de cunho investigativo?
Mapear processos nada mais é do que identificar e gerenciar os riscos. Já os mapeamentos de cunho investigativo se iniciam após a identificação de um sinistro: acidente, incêndio, falha processual, furtos, roubos, sabotagem e espionagem.
É necessário destacar que, antes de iniciar qualquer mapeamento de processos, o profissional deve se familiarizar com o negócio da empresa. Ou seja, antes de mapear uma linha de produção após um incidente, é importante estudar, pelo menos de forma macro, como se produz determinado produto. Se o mapeamento for aplicado no varejo, por exemplo, é recomendado estudar minimamente as nuances do armazenamento e transporte das mercadorias. Se for na indústria, entender as peculiaridades e características dos produtos. No agronegócio, estudar sobre cadeia produtiva agrícola ou pecuária.
De início, é considerável ficar atento aos diferentes tipos de estruturas que envolvem o processo. Por exemplo, existem linhas de produção ou de expedição que possuem ambientes físicos fechados, confinados, abertos ou um misto de ambientes. Nesse último caso, as mudanças ambientais são fatores relevantes durante o mapeamento, visto que é possível ter processos que envolvam a produção e o carregamento de produtos em espaços fechados ou confinados, assim como o transporte com veículos em espaços abertos dentro da planta ou site. Portanto, a análise do layout e da conjuntura das atividades que englobam um processo é crucial do início ao fim do mapeamento. As fragilidades podem estar em detalhes que passam despercebidos.
Para saber como mapear processos na prática, é possível considerar cinco etapas, conforme listadas abaixo.
1. Visitas in loco e entrevistas de mapeamento: podem ser realizas simultaneamente. É importante a presença do profissional na área afetada para conhecer os principais atores e fazer um diagnóstico de análise situacional, estabelecendo um score resultante do nível do cargo e o grau de contribuição do entrevistado. Se necessário, é possível aplicar questionários customizados para ampliar a coleta de informações, possibilitando que os colaboradores da área afetada, principalmente a operação, se manifestem também por escrito.
2. Aplicação de questionários customizados: é importante deixar claro a confidencialidade das informações, com imparcialidade e autonomia da equipe que conduz a atividade. Com um discurso correto e tirando dúvidas ao longo do processo, os questionários podem estimular a operação para sinalizar não conformidades e suspeitas de pessoas envolvidas no caso investigado.
3. Análise de documentação: é crucial documentar o mapeamento com anotações e registros fotográficos para ilustrar como funciona o processo, comparando a documentação existente com a execução do processo na prática.
4. Entrevistas exploratórias de caráter comportamental: a partir de incongruências obtidas na coleta de informações verbais ou por escrito, o mapeamento pode ser finalizado com entrevistas para identificar suspeitos ou envolvidos em condutas irregulares, se existirem indícios. A partir dos riscos que forem sendo identificados, é necessário criar uma matriz apontando as eventuais não conformidades com as normas regulamentadoras que afetam o processo e sinalizando alguns influenciadores ou gatilhos que proporcionaram as vulnerabilidades encontradas.
5. Relatório de mapeamento: culmina na criação ou melhoria do plano de continuidade dos negócios com base nas recomendações fornecidas diante das constatações e conclusões parciais ou finais. Nesse passo, a organização deve planejar modificações, até em termos culturais, visto que o trabalho final não elimina os riscos, mas, sim, o reduz a níveis toleráveis.
A empresa ficará com um dever de casa, no sentido de reestruturar suas metas, volume da produção, realinhar o perfil da liderança e analisar o triângulo “segurança, qualidade e produção”, percebendo como os pilares recebem a devida criticidade de forma corporativa e como são disseminados na operação. Não são raros os diagnósticos de mapeamentos em que o pilar da segurança vem por último ou é negligenciado em detrimento da produção ou expedição de mercadorias.
É importante que as recomendações sejam compiladas em projetos e que envolvam de forma direta o combate a desperdícios e a variabilidade dos processos, resultando em maior segurança, qualidade e produtividade.
Portanto, o mapeamento de processos de cunho investigativo terá o objetivo de suportar a empresa na contenção da irregularidade identificada e os benefícios esperados são a possibilidade de uma lição pedagógica aos envolvidos diretos ou indiretos no processo, assim como confirmar ou descartar a ação humana intencional na conduta investigada e, caso confirmada, apontar suspeitos ou autores, trazendo hipóteses ou evidências que suportem o diagnóstico.
*Iuri Camilo de Andrade é consultor sênior, especialista em investigações corporativas na Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
O mercado brasileiro de advogados é um dos mais concorridos do mundo. Em 2019, estimava-se 1,1 milhão de profissionais habilitados para exercer a profissão, com previsões de aumento para 2 milhões até 2023. Esse simples dado obriga o profissional do direito a agregar valor ao seu produto e, alinhado com a ética profissional, manter seu preço competitivo. O que a gestão de riscos para advogados tem a ver com isso?
Contudo, a inovação na área jurídica pode significar um desafio: como obter um diferencial útil aos clientes sem que isso signifique alterar significativamente o valor dos honorários ou até mesmo diminuir sua margem de lucro?
Nesse contexto, surgem as práticas de Due Diligence e Background Check como poderosas aliadas.
Background Check e Due Diligence: da prevenção até o litígio.
Costumeiramente, escritórios jurídicos nomeiam suas grandes áreas de atuação em advocacia preventiva e contenciosa. Tal divisão é útil quando falamos da aplicação da Due Diligence e do Background Check.
A Due Diligence, ou diligência prévia numa tradução direta, é o processo de investigar informações de determinada empresa, normalmente associada a fusões e aquisições (M&A), mas com uma aplicabilidade vasta em todo o escopo empresarial. Por sua vez, o Background Check, traduzido como checagem de antecedentes, levanta a maior quantidade de informações possíveis sobre determinada pessoa, como, por exemplo, checagem do histórico profissional/acadêmico para fins de contratação.
Para a advocacia preventiva, ambas as práticas atuam como ferramentas eficazes no gerenciamento de risco. Afinal, ainda que seja impossível ter 100% de garantia sobre algo, o que se busca com estas ferramentas é a possibilidade de mitigar ao máximo os riscos inerentes as atividades do nosso cotidiano.
Cita-se, dentre os objetivos possíveis, o acúmulo de material probatório para evitar a judicialização de demandas, até de maneira a incentivar uma negociação de um acordo extrajudicial; uma investigação processual completa dos réus, a fim de reduzir custos; oferecimento de uma maior segurança jurídica ao contratar fornecedores, entre outras alternativas que estabelecem a Due Diligence e o Background Check como pontos de apoio essenciais na tomada de decisões, mesmo que isso não signifique prever o futuro.
Do outro lado, para atuação em demanda judicial estabelecida ou com o propósito de estabelecer uma, a investigação empresarial e pessoal pode ser efetiva em todas as fases do processo, desde a instrutória até a execução. Seja para identificar o local para citação do réu, amparar possíveis teses jurídicas, impugnar pedidos de gratuidade de justiça, esclarecimento de pontos nebulosos, localização de bens do devedor, desvendar blindagens patrimoniais engendradas pelo mesmo, e demais informações necessárias à lide.
Dito isso, demonstrada a utilidade da investigação em demandas judiciais ou consultorias, o principal questionamento levantado é: por que referido recurso é tão pouco utilizado no cotidiano dos tribunais e escritórios?
Uma informação que ajuda a entender o motivo é que, dos potenciais 2 milhões de advogados em 2023, a grande maioria atua de modo autônomo ou em médios e pequenos escritórios, sendo a investigação, mesmo que útil, um recurso aquém das condições dos clientes e do próprio escritório.
E, por isso, a importância da democratização do acesso a ferramentas que permitam que estes profissionais possamar a gestão de ris realizcos das suas demandas. E, como toda a área investigativa vem passando por um intenso processo de inovação, a Aliant se insere como uma plataforma digital que permite ser realizada uma gestão mais eficaz e que atende uma multiplicidade consultas instantâneas em mais de 1700 fontes públicas e abertas.
Com a dinamicidade e redução de custos que a tecnologia permite, o gerenciamento de riscos, já aplicado no ambiente empresarial, pode ganhar um novo capítulo para escritórios de advocacia de todos os tamanhos e ramos, proporcionando maior eficácia e segurança jurídica para todos.
*Pedro César Sousa Oliveira é analista de Diligências, e Paulo Rodrigo S. M. T. Barreto é analista sênior de Diligências, ambos da Aliant, plataforma de soluções digitais para Governança, Riscos, Compliance, Cibersegurança, Privacidade e ESG.
