A comunicação é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer projeto. Em gestão de projetos, a eficácia da comunicação é essencial para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos, cronogramas e entregas esperadas. Nesse artigo, entenda a importância da comunicação efetiva na gestão de projetos e como ela pode ser aplicada de maneira prática nas equipes, citando pesquisas recentes para orientar as abordagens.
Importância da comunicação efetiva
Em gestão de projetos, a comunicação eficaz é vital para o alinhamento e a coordenação das atividades. Segundo o Project Management Institute (PMI), cerca de 90% do tempo de um gerente de projetos é dedicado à comunicação. Isso se deve ao fato de que projetos envolvem múltiplos stakeholders, cada um com suas expectativas e necessidades. A falta de uma comunicação clara pode resultar em mal-entendidos, atrasos e, em última instância, no fracasso do projeto.
Comunicação como ferramenta de alinhamento
Uma comunicação clara e consistente ajuda a garantir que todos os membros da equipe compreendam suas responsabilidades e como suas tarefas se inter-relacionam com o todo. Segundo um estudo da Harvard Business Review, equipes que mantêm uma comunicação regular e estruturada apresentam 25% menos atrasos em seus projetos. Esse alinhamento é crucial para evitar retrabalhos e garantir que todos estejam na mesma página.
Melhoria da moral e do engajamento
Além de aspectos operacionais, a comunicação eficaz impacta diretamente a moral e o engajamento da equipe. Um ambiente de comunicação aberta e transparente promove confiança e colaboração entre os membros da equipe. Estudos demonstram que equipes com alta qualidade de comunicação têm um índice de satisfação dos funcionários 30% maior. Esse aumento na satisfação pode levar a uma maior produtividade e a melhores resultados do projeto.
Métodos de comunicação efetiva em projetos
Para garantir uma comunicação eficaz, é necessário utilizar métodos e ferramentas adequadas, ajustados às necessidades específicas de cada projeto e equipe.
Reuniões de status regulares são uma prática comum na gestão de projetos. Elas podem ser diárias (daily stand-ups), semanais ou conforme necessário. Essas reuniões permitem que os membros da equipe atualizem uns aos outros sobre o progresso, identifiquem obstáculos e alinhem as atividades. De acordo com o PMI, reuniões eficazes são aquelas que têm uma agenda clara e são conduzidas dentro do tempo estipulado.
Ferramentas de colaboração digital
No contexto atual de trabalho remoto e híbrido, o uso de ferramentas de colaboração digital tornou-se essencial. Plataformas como Slack, Microsoft Teams e Trello facilitam a comunicação contínua e o gerenciamento de tarefas. Essas ferramentas permitem a criação de canais específicos para diferentes projetos e equipes, promovendo uma comunicação mais focada e organizada.
Documentação e relatórios
Manter uma documentação adequada é crucial para a comunicação eficaz. Isso inclui a criação de relatórios de progresso, atas de reuniões e registros de decisões. A documentação ajuda a garantir que todas as informações relevantes estejam acessíveis e que os membros da equipe possam consultá-las conforme necessário. Um estudo da McKinsey mostra que projetos com boa documentação têm 40% mais chance de serem concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Aplicação prática da comunicação efetiva com as equipes
Definição de papéis e responsabilidades
Para uma comunicação eficaz, é fundamental que os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe estejam claramente definidos. Isso evita ambiguidades e garante que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas. Um exemplo prático é o uso da matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado), que ajuda a clarificar as funções de cada indivíduo no projeto.
Feedback contínuo
A prática de fornecer feedback contínuo é essencial para a melhoria contínua. Feedbacks devem ser construtivos e focados em comportamentos específicos, ao invés de características pessoais. Segundo a Gallup, equipes que recebem feedback contínuo têm uma produtividade 12% maior.
Treinamento em comunicação
Investir em treinamento de comunicação para a equipe pode trazer benefícios significativos. Isso pode incluir workshops sobre técnicas de comunicação, gestão de conflitos e habilidades de apresentação. Um estudo da Harvard Business School indica que equipes que recebem treinamento em comunicação têm uma taxa de sucesso em projetos 20% maior.
Comunicação efetiva: indispensável na gestão de projetos
A comunicação eficaz é um componente crítico para o sucesso na gestão de projetos. Ela garante o alinhamento das atividades, melhora a moral da equipe e facilita a resolução de problemas. Utilizando métodos como reuniões regulares, ferramentas de colaboração digital e uma documentação adequada, os gerentes de projetos podem melhorar significativamente a comunicação dentro das equipes. Além disso, definir claramente os papéis e responsabilidades, fornecer feedback contínuo e investir em treinamento de comunicação são práticas essenciais que podem levar ao sucesso do projeto. Assim, a comunicação eficaz não é apenas uma habilidade desejável, mas uma necessidade para qualquer organização que busca alcançar excelência em seus projetos.
O cenário da saúde no Brasil está permeado por uma série de desafios operacionais e financeiros, sem contar as incertezas jurídicas e regulatórias, que influenciam diretamente o relacionamento entre operadoras e prestadores e, consequentemente, a qualidade e a acessibilidade dos serviços médicos oferecidos à população. A redução do desperdício na saúde é um desses desafios.
Essa interação entre as fontes pagadoras e os prestadores de serviços de saúde é constantemente marcada por tensões e discordâncias, especialmente no que diz respeito a aspectos financeiros e ao método de remuneração. Atualmente, o desafio principal é substituir o modelo denominado Fee for Service (FFS), vigente em grande parte do setor privado e baseado na remuneração pela quantidade de procedimentos realizados, para a remuneração baseada em valor, cujo sistema prioriza o uso eficaz dos recursos na geração de desfechos favoráveis aos pacientes.
Apesar de ambos os lados concordarem que a remuneração baseada em valor tem potencial para melhorar a qualidade e a segurança do atendimento ao paciente, usando os recursos de maneira eficiente, existe a preocupação, por parte dos prestadores de serviço, sobre como implantar esse novo modelo, que requer métricas rigorosas de qualidade de processos, junto a uma transição demorada, além dos riscos financeiros, já que pode haver variações nos pagamentos com base nos resultados obtidos. No entanto, é essencial iniciar mudanças internas progressivas para facilitar a adaptação ao novo cenário.
De forma gerencial, o valor na saúde está associado à qualidade da assistência, medida pelo desfecho clínico, em relação aos custos envolvidos na prestação desses cuidados. Então, uma das alavancas para obter valor é a diminuição de desperdícios para alcance da máxima eficiência operacional. A partir dessa tendência de mercado, podemos aplicar alguns conceitos de Lean Healthcare, em que o objetivo principal é aprimorar processos, melhorar a qualidade e a segurança do cuidado e maximizar o valor para os pacientes, diminuindo os desperdícios.
Existem alguns desperdícios descritos na filosofia Lean que podem ser considerados, como o processamento impróprio – realizar tarefas desnecessárias que poderiam ser feitas de forma mais otimizada -, e a superprodução – produzir em excesso e obter mais saídas de materiais que o necessário. Para identificar fluxos de desperdício na saúde, existe uma ferramenta utilizada na metodologia “Lean Healthcare”, chamada Mapeamento do Fluxo de Valor, que tem como finalidade principal detectar processos que agregam ou não valor para o paciente, e, a partir daí, definir o procedimento ideal. Para alcançar um padrão ideal e seguro, é preciso identificar, por meio de dados, a experiência do paciente durante os procedimentos e conciliá-la com os desfechos clínicos de alta qualidade, levando em conta que apenas os custos essenciais foram empregados em todo o processo.
Por exemplo, caso o objetivo seja melhorar o índice de sucesso de cirurgias, ao aplicar o Lean, a recomendação é iniciar mapeando o fluxo de trabalho e valor, desde o agendamento até a alta hospitalar. Posto isso, é ideal identificar os pontos de desperdício na saúde, como tempo de espera desnecessário, movimentações excessivas de pacientes, excesso de materiais e documentação redundante etc. Após essa etapa, é hora de padronizar os protocolos, como diretrizes para recomendações pré e pós-operatória.
Estabelecer as métricas de desempenho para medir o índice de sucesso, como a taxa de infecções pós-operatórias, taxa de reoperações e a satisfação do paciente também deve ser contemplado nessa etapa. Por fim, treinar a equipe e monitorar continuamente todo o processo, revisando os resultados e buscando oportunidades de aprimoramento, trará um ciclo de melhoria contínua.
Resumidamente, para aplicar o Lean em qualquer contexto, é necessário seguir os passos abaixo:
Familiarize-se com os conceitos chave do Lean, como eliminação de desperdícios e melhoria contínua.
Definir quais os processos são mais relevantes e, ou críticos para a operação e priorize-os de acordo com o esforço e impacto.
Mapear o fluxo de valor e identificar as atividades que não agregam valor ao paciente.
Redesenhar o processo eliminando os desperdícios e padronizá-los.
Treinar a equipe e encorajar a cultura de solução de problemas.
Promover melhoria contínua por meio do acompanhamento de indicadores relacionados ao processo, revisar e aprimorar sempre que necessário.
Por fim, a remuneração baseada em valor é um tópico complexo que requer equilíbrio para promover qualidade e segurança ao paciente, ao mesmo tempo que leva eficiência e redução de custos aos operadores e prestadores, visando a sustentabilidade do sistema de saúde.
Mas para alcançar a mudança é necessário que todas as partes envolvidas reconheçam que abordagens anteriores, mesmo que bem-sucedidas, podem não ser mais adequadas para o futuro. Em contrapartida, utilizar o Lean para direcionar esforços a questões internas, adaptando e padronizando processos, reduzindo custos e desperdícios, focando na satisfação do paciente, pode posicionar as instituições à frente das transformações.
*Luize Dantas é consultora de Performance Empresarial da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
Já ouviu falar em RPA? Ou automação robótica de processos? Muitos sites pedem para você fazer um pequeno teste antes de autorizar seu acesso. Você provavelmente já se deparou com um deles! Por exemplo: já ficou procurando semáforo em 8 fotos? Ou tentando decifrar letras e números meio confusos em uma imagem? Ou, até, simplesmente clicou em uma caixinha declarando “não sou um robô”?
Essas ferramentas são chamadas de CAPTCHA, sigla que, traduzindo para português, significa “Testes completamente automatizados para separar Humanos de Computadores”. Elas têm como finalidade evitar o acesso de robôs aos sites.
Mas, afinal, que robôs são esses que ficam tentando acessar sites na internet?
Diferentemente do que você pode imaginar, não são braços mecânicos que mexem sozinhos no mouse e no teclado. Na verdade, são simples programas de computador que podem executar automaticamente atividades pré-determinadas, simulando o comportamento de um usuário humano. Em outras palavras, são softwares de automação de processos, com sigla em inglês RPA (Robotic Process Automation).
Isso nos leva justamente ao tema desse artigo: como os robôs são usados?
RPA: o mau uso da automação de processos com robôs
Agora, você sabe que existem softwares robôs, ou bots, que conseguem executar atividades que emulam sua interação com o computador. Um exemplo do que eles são capazes de fazer é acessar redes sociais e curtir posts sobre assuntos específicos, que ele reconhece por meio de palavras-chave.
Se você acompanhou toda a discussão sobre o uso de robôs pelos partidos políticos na eleição de 2018, já deve ter entendido como estes podem ter impactado o processo.
As redes sociais usam algoritmos para definir quais conteúdos aparecem mais na timeline das pessoas, e um dos elementos desses algoritmos é o número de interações com o conteúdo. Então, se você tem bots dando “likes” sem parar em determinado post ou perfil, esse conteúdo vai ganhar mais visibilidade.
Esse é um exemplo de mau uso da tecnologia e, voltando ao início desse texto, para evitar esse tipo de problema é que foram criados os testes CAPTCHA e outras ferramentas de controle.
RPA: o bom uso da automação de processos com robôs
No entanto, cuidado para não se enganar pensando que os robôs só podem ser usados para finalidades negativas. De fato, o bom uso de uma tecnologia de RPA pode ajudar, e muito, pessoas e empresas a melhorar suas rotinas de trabalho e seus resultados!
Você já ligou para o telemarketing de uma operadora de telefonia ou TV a cabo, informou seus dados pessoais e ficou aguardando um tempão na linha, sem ouvir nada? Quando isso acontece, é provável que o atendente esteja buscando manualmente suas informações em diferentes sistemas da empresa. Só depois é que ele vai conversar com você para entender o seu problema dar uma solução. Nada eficiente, certo?
Felizmente, esse cenário, que antes era muito comum, está mudando. Aplicando automação neste processo, o cliente pode digitar seu CPF no teclado do telefone e o robô busca automaticamente todas as informações do usuário nos sistemas. O resultado sai em questão de segundos e muitas vezes nem é necessário acionar o atendente humano para resolver seu problema, mas caso seja necessário o atendente já entra na ligação com tudo que ele precisa para focar na solução do seu problema.
Com a automação de processos por meio do uso do robô no atendimento, todos saem ganhando. Ganha o cliente, que recebe um atendimento mais ágil; o atendente, que consegue alcançar uma maior produtividade no trabalho, eliminando a parte burocrática do atendimento; e a empresa, que consegue atender mais clientes e com melhor qualidade, o que ajuda na fidelização.
Adotando o RPA na prática: desafios
As soluções e ferramentas de RPA estão disponíveis e cada vez mais acessíveis. Entretanto, isso não significa que não existam alguns desafios a superar.
Em primeiro lugar, para tirar proveito destas soluções, é importante saber escolher e priorizar as rotinas e atividades que serão automatizadas, garantindo o máximo benefício para os envolvidos.
Uma vez que são escolhidas as atividades, é importante garantir a documentação do processo que foi automatizado, pois como todo software o robô também é sujeito a falhas e é importante que alguém assuma a atividade caso o robô pare de funcionar.
É por isso que muitas empresas vem investindo na construção de Centros de Excelência de Automação de Processo, que suportam a identificação de oportunidades de automação, implantação dos robôs e manutenção das atividades conduzidas por robôs.
A grande vantagem da robotização
Se você precisar se lembrar de apenas uma vantagem da automação de processos, depois de ler esse artigo, que seja essa: as pessoas podem parar de trabalhar em atividades repetitivas, que acrescentam pouco, e aproveitar melhor seus talentos para atividades que geram mais valor!
Quer saber mais sobre RPA, automação de processos e robôs? Entre em contato com a Protiviti, que é especialista no assunto, e nossa equipe vai responder todas as suas dúvidas sobre o assunto.
