A comunicação é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer projeto. Em gestão de projetos, a eficácia da comunicação é essencial para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos, cronogramas e entregas esperadas. Nesse artigo, entenda a importância da comunicação efetiva na gestão de projetos e como ela pode ser aplicada de maneira prática nas equipes, citando pesquisas recentes para orientar as abordagens.
Importância da comunicação efetiva
Em gestão de projetos, a comunicação eficaz é vital para o alinhamento e a coordenação das atividades. Segundo o Project Management Institute (PMI), cerca de 90% do tempo de um gerente de projetos é dedicado à comunicação. Isso se deve ao fato de que projetos envolvem múltiplos stakeholders, cada um com suas expectativas e necessidades. A falta de uma comunicação clara pode resultar em mal-entendidos, atrasos e, em última instância, no fracasso do projeto.
Comunicação como ferramenta de alinhamento
Uma comunicação clara e consistente ajuda a garantir que todos os membros da equipe compreendam suas responsabilidades e como suas tarefas se inter-relacionam com o todo. Segundo um estudo da Harvard Business Review, equipes que mantêm uma comunicação regular e estruturada apresentam 25% menos atrasos em seus projetos. Esse alinhamento é crucial para evitar retrabalhos e garantir que todos estejam na mesma página.
Melhoria da moral e do engajamento
Além de aspectos operacionais, a comunicação eficaz impacta diretamente a moral e o engajamento da equipe. Um ambiente de comunicação aberta e transparente promove confiança e colaboração entre os membros da equipe. Estudos demonstram que equipes com alta qualidade de comunicação têm um índice de satisfação dos funcionários 30% maior. Esse aumento na satisfação pode levar a uma maior produtividade e a melhores resultados do projeto.
Métodos de comunicação efetiva em projetos
Para garantir uma comunicação eficaz, é necessário utilizar métodos e ferramentas adequadas, ajustados às necessidades específicas de cada projeto e equipe.
Reuniões de status regulares são uma prática comum na gestão de projetos. Elas podem ser diárias (daily stand-ups), semanais ou conforme necessário. Essas reuniões permitem que os membros da equipe atualizem uns aos outros sobre o progresso, identifiquem obstáculos e alinhem as atividades. De acordo com o PMI, reuniões eficazes são aquelas que têm uma agenda clara e são conduzidas dentro do tempo estipulado.
Ferramentas de colaboração digital
No contexto atual de trabalho remoto e híbrido, o uso de ferramentas de colaboração digital tornou-se essencial. Plataformas como Slack, Microsoft Teams e Trello facilitam a comunicação contínua e o gerenciamento de tarefas. Essas ferramentas permitem a criação de canais específicos para diferentes projetos e equipes, promovendo uma comunicação mais focada e organizada.
Documentação e relatórios
Manter uma documentação adequada é crucial para a comunicação eficaz. Isso inclui a criação de relatórios de progresso, atas de reuniões e registros de decisões. A documentação ajuda a garantir que todas as informações relevantes estejam acessíveis e que os membros da equipe possam consultá-las conforme necessário. Um estudo da McKinsey mostra que projetos com boa documentação têm 40% mais chance de serem concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Aplicação prática da comunicação efetiva com as equipes
Definição de papéis e responsabilidades
Para uma comunicação eficaz, é fundamental que os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe estejam claramente definidos. Isso evita ambiguidades e garante que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas. Um exemplo prático é o uso da matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado), que ajuda a clarificar as funções de cada indivíduo no projeto.
Feedback contínuo
A prática de fornecer feedback contínuo é essencial para a melhoria contínua. Feedbacks devem ser construtivos e focados em comportamentos específicos, ao invés de características pessoais. Segundo a Gallup, equipes que recebem feedback contínuo têm uma produtividade 12% maior.
Treinamento em comunicação
Investir em treinamento de comunicação para a equipe pode trazer benefícios significativos. Isso pode incluir workshops sobre técnicas de comunicação, gestão de conflitos e habilidades de apresentação. Um estudo da Harvard Business School indica que equipes que recebem treinamento em comunicação têm uma taxa de sucesso em projetos 20% maior.
Comunicação efetiva: indispensável na gestão de projetos
A comunicação eficaz é um componente crítico para o sucesso na gestão de projetos. Ela garante o alinhamento das atividades, melhora a moral da equipe e facilita a resolução de problemas. Utilizando métodos como reuniões regulares, ferramentas de colaboração digital e uma documentação adequada, os gerentes de projetos podem melhorar significativamente a comunicação dentro das equipes. Além disso, definir claramente os papéis e responsabilidades, fornecer feedback contínuo e investir em treinamento de comunicação são práticas essenciais que podem levar ao sucesso do projeto. Assim, a comunicação eficaz não é apenas uma habilidade desejável, mas uma necessidade para qualquer organização que busca alcançar excelência em seus projetos.
O tema ESG tem recebido atenção da mídia e do mundo corporativo. A Protiviti em conjunto com a Universidade de Oxford promoveu uma pesquisa inédita sobre o Futuro do ESG, com a visão de 250 conselheiros, executivos C-level e líderes da América do Norte, Europa e Ásia. Os resultados colocam holofotes na gestão de riscos ESG e nas diferenças de percepções nos 3 continentes.
Considerando a realidade brasileira a partir dos resultados da pesquisa feita pela Fundação Tide Setubal e Instituto Sivis junto a empresários do país, estamos mais alinhados com Europa e Ásia sobre dar maior importância ao tema ESG. Contudo, temos um longo caminho pela frente. A pesquisa “O Futuro do ESG”, feita pela Protiviti no Brasil, mostra que mais de 50% das empresas ainda possuem baixa maturidade no tema.
COMO COMBATER O ESG WASHING E PROMOVER O RESPEITO GENUÍNO NAS EMPRESAS? – A pauta de Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) vem ganhando força nas organizações. Ou seja, há empresas com ações de combate ao assédio e ao machismo, e outras valorizando e protegendo as novas mães. Certamente há progressos, contudo, ainda há muito a ser feito.
Em 2019, uma pesquisa Gartner apontou que menos de 40% dos executivos utilizam informações de RH para tomadas de decisão – a chamada People Analytics. Esse resultado, embora alarmante, não é totalmente desconhecido de líderes de Recursos Humanos. Apesar de boa parte das empresas concordarem que pessoas são seu principal ativo, poucas possuem efetivamente números relevantes e confiáveis.
Todo RH possui métricas, que periodicamente são computadas e apresentadas aos executivos. Considerando que há métricas geradas pelo RH, por que esses resultados não são ou pouco são utilizados para a tomada de decisões?
Basicamente porque não são métricas estratégicas. Historicamente, os próprios executivos da organização cobram métricas de Recursos Humanos, que pouco versam sobre a estratégia da empresa e falam muito mais de aspectos operacionais e de compliance: tempo médio de contratação, custo de contratações, comparativos de custos atuais e com períodos anteriores etc, são métricas que departamentos de RH geram e são avaliados por essas mesmas métricas. Ou seja, há um grande foco na administração de programas (contratação, compensação e benefícios) e menos na produção de soluções estratégicas.
O RH Estratégico
O RH Estratégio é um conceito que passa pelo maior alinhamento das políticas e práticas de RH com os objetivos estratégicos da companhia, considerando resultados operacionais, financeiros, partes interessadas e colaboradores, sem descuidar do lado humano e de representação dos colaboradores.
Soluções data-driven que promovam tomadas de decisão precisas, justas, éticas e em conformidade com a lei, tem muito a contribuir com o RH ansioso por alinhar seus resultados com os objetivos organizacionais e tornar mais mensurável sua contribuição no atingimento destes.
People Analytics
Nesse sentido, o People Analytics é uma ferramenta poderosa para trazer a estratégia organizacional à vida, ao oferecer uma abordagem rigorosa para atrair, motivar e reter profissionais talentosos que são cruciais para atingir objetivos estratégicos através de decisões orientadas por dados e baseadas em evidências.
Os modelos descritivos, preventivos e até mesmo prescritivos não são um fim em si mesmos, mas suportam diversas temáticas dentro da jornada de Recursos Humanos com agente ativo na estratégia da organização.
Indo além da criação de indicadores para engajamento e retenção da força de trabalho, a função de analytics com a ajuda da inteligência artificial podem ajudar a gerar valiosos insights e aumentar a eficiência de tarefas do RH, por exemplo:
Planejamento da força de trabalho;
Análise do pool de talentos;
Seleção de CVs;
Enquadramento salarial;
Previsão de performance;
Previsão de turnover;
Redução de absenteísmo;
Análise de sentimentos entre outros.
Mudança Cultural
O fato é que adoção de novas tecnologias e métodos para people analytics como inteligência artificial exigem mudança cultural (data-driven) e um nível de instrução em analytics mais elevado dos times de RH.
Conclusão: o futuro do People Analytics
A implantação de um RH mais alinhado a estratégia da organização, por meio de Analytics só ocorrerá, quando o RH construir pontes com outros departamentos, discutir a estratégia com Executivos, avaliar onde focar seus esforços e então engajar todos no projeto, decidir com quais parceiros trabalhará e o objetivo final desse esforço.
Acesso às máquinas e equipamentos, não constituem uma vantagem competitiva em si, mas a habilidade para usá-los sim, por isso empresas que gerenciam adequadamente sua força de trabalho e seu know-how obtém uma vantagem competitiva genuína por uso do people anlytics.
Por fim, entendemos que apesar de muito poderoso, ferramentas de people analytics devem ser pensadas e desenvolvidas para resolver problemas de negócio relevantes. Funções de RH devem avaliar quais problemas demandam uma ação imediata, sempre em alinhamento com a estratégia da organização e direcionar os esforços (tempo e orçamento) para ações que tragam retorno estratégico e agreguem valor. Pequenos projetos de análise que levam a resultados positivos aumentarão os investimentos futuros e a credibilidade da função de RH, possibilitando assim mais sucesso.
Rodrigo Kramper, Head de Advanced Data & Analytics Solutions na Protiviti.
