A comunicação é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer projeto. Em gestão de projetos, a eficácia da comunicação é essencial para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos, cronogramas e entregas esperadas. Nesse artigo, entenda a importância da comunicação efetiva na gestão de projetos e como ela pode ser aplicada de maneira prática nas equipes, citando pesquisas recentes para orientar as abordagens.
Importância da comunicação efetiva
Em gestão de projetos, a comunicação eficaz é vital para o alinhamento e a coordenação das atividades. Segundo o Project Management Institute (PMI), cerca de 90% do tempo de um gerente de projetos é dedicado à comunicação. Isso se deve ao fato de que projetos envolvem múltiplos stakeholders, cada um com suas expectativas e necessidades. A falta de uma comunicação clara pode resultar em mal-entendidos, atrasos e, em última instância, no fracasso do projeto.
Comunicação como ferramenta de alinhamento
Uma comunicação clara e consistente ajuda a garantir que todos os membros da equipe compreendam suas responsabilidades e como suas tarefas se inter-relacionam com o todo. Segundo um estudo da Harvard Business Review, equipes que mantêm uma comunicação regular e estruturada apresentam 25% menos atrasos em seus projetos. Esse alinhamento é crucial para evitar retrabalhos e garantir que todos estejam na mesma página.
Melhoria da moral e do engajamento
Além de aspectos operacionais, a comunicação eficaz impacta diretamente a moral e o engajamento da equipe. Um ambiente de comunicação aberta e transparente promove confiança e colaboração entre os membros da equipe. Estudos demonstram que equipes com alta qualidade de comunicação têm um índice de satisfação dos funcionários 30% maior. Esse aumento na satisfação pode levar a uma maior produtividade e a melhores resultados do projeto.
Métodos de comunicação efetiva em projetos
Para garantir uma comunicação eficaz, é necessário utilizar métodos e ferramentas adequadas, ajustados às necessidades específicas de cada projeto e equipe.
Reuniões de status regulares são uma prática comum na gestão de projetos. Elas podem ser diárias (daily stand-ups), semanais ou conforme necessário. Essas reuniões permitem que os membros da equipe atualizem uns aos outros sobre o progresso, identifiquem obstáculos e alinhem as atividades. De acordo com o PMI, reuniões eficazes são aquelas que têm uma agenda clara e são conduzidas dentro do tempo estipulado.
Ferramentas de colaboração digital
No contexto atual de trabalho remoto e híbrido, o uso de ferramentas de colaboração digital tornou-se essencial. Plataformas como Slack, Microsoft Teams e Trello facilitam a comunicação contínua e o gerenciamento de tarefas. Essas ferramentas permitem a criação de canais específicos para diferentes projetos e equipes, promovendo uma comunicação mais focada e organizada.
Documentação e relatórios
Manter uma documentação adequada é crucial para a comunicação eficaz. Isso inclui a criação de relatórios de progresso, atas de reuniões e registros de decisões. A documentação ajuda a garantir que todas as informações relevantes estejam acessíveis e que os membros da equipe possam consultá-las conforme necessário. Um estudo da McKinsey mostra que projetos com boa documentação têm 40% mais chance de serem concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Aplicação prática da comunicação efetiva com as equipes
Definição de papéis e responsabilidades
Para uma comunicação eficaz, é fundamental que os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe estejam claramente definidos. Isso evita ambiguidades e garante que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas. Um exemplo prático é o uso da matriz RACI (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado), que ajuda a clarificar as funções de cada indivíduo no projeto.
Feedback contínuo
A prática de fornecer feedback contínuo é essencial para a melhoria contínua. Feedbacks devem ser construtivos e focados em comportamentos específicos, ao invés de características pessoais. Segundo a Gallup, equipes que recebem feedback contínuo têm uma produtividade 12% maior.
Treinamento em comunicação
Investir em treinamento de comunicação para a equipe pode trazer benefícios significativos. Isso pode incluir workshops sobre técnicas de comunicação, gestão de conflitos e habilidades de apresentação. Um estudo da Harvard Business School indica que equipes que recebem treinamento em comunicação têm uma taxa de sucesso em projetos 20% maior.
Comunicação efetiva: indispensável na gestão de projetos
A comunicação eficaz é um componente crítico para o sucesso na gestão de projetos. Ela garante o alinhamento das atividades, melhora a moral da equipe e facilita a resolução de problemas. Utilizando métodos como reuniões regulares, ferramentas de colaboração digital e uma documentação adequada, os gerentes de projetos podem melhorar significativamente a comunicação dentro das equipes. Além disso, definir claramente os papéis e responsabilidades, fornecer feedback contínuo e investir em treinamento de comunicação são práticas essenciais que podem levar ao sucesso do projeto. Assim, a comunicação eficaz não é apenas uma habilidade desejável, mas uma necessidade para qualquer organização que busca alcançar excelência em seus projetos.
Com as empresas em busca de aquisições estratégicas para expandir sua participação de mercado de forma a obter acesso a novas tecnologias ou geografias e aumentar sua competitividade, notam-se tendências que podem continuar a moldar o cenário de fusões e aquisições em 2023.
Entre elas, há uma demanda contínua por empresas de tecnologia e ativos digitais, assim como maior foco nas organizações com perfis ambientais, sociais e de governança (ESG) já desenvolvidos e nas transações internacionais devido à procura por negócios mais globalizados. Além disso, as taxas de juros baixas podem continuar barateando os empréstimos, o que pode encorajar mais empresas a buscar acordos de fusões e aquisições.
Entretanto, num processo que envolva fusão e aquisição, ou seja, num M&A (Mergers & Acquisition), se a migração for dificultosa, podem ocorrer situações indesejadas, como clientes trocarem a empresa pelo concorrente ou certas vulnerabilidades serem exploradas de forma indevida, tornando a reorganização societária e, consequentemente, a transformação digital, um fracasso.
Por exemplo, há casos reais, como uma cisão parcial realizada no setor de seguros que foi descontinuada após recorrentes dificuldades enfrentadas na estruturação operacional, bem como na gestão de acesso para a uma nova subsidiária. Na época, a empresa não possuía estrutura e processos adequados para as atividades de gestão de acesso, sendo assim não se sabia como estava o cenário atual das permissões de acesso aos sistemas core do negócio.
Ou seja, sem a devida estruturação e controle, o processo de concessão de acesso para a nova subsidiária ocorreu de forma incompleta e desordenada, incorrendo em uma série de problemas operacionais e aumento de vulnerabilidades.
Como forma de mitigar os problemas operacionais, foram empregadas soluções de análise de dados para avaliação do cenário e ajuda na tomada de decisões estratégicas. Em pouco tempo o cenário caótico foi sendo minimizado e compreendido pelos indicadores e informações organizadas. No entanto, o desgaste já havia acontecido e o prosseguimento da cisão já não fazia sentido. Se o entendimento de cenário e controle de mudanças fossem operacionalizados de forma antecipada a partir de ferramentas de análise, o resultado teria mais chances de ser positivo.
Outro exemplo, desta vez no setor rodoviário, traz um processo de aquisição para a incorporação de tecnologia que fez com que a empresa adquirente se enquadrasse em novas exigências regulamentadoras. Um dos pontos essenciais para atendimento das exigências impostas consistia na estruturação mais robusta do processo de gestão de acesso aos sistemas incorporados, ou seja, a empresa precisou amadurecer seus processos de forma muito rápida, tendo em vista que havia pouca iniciativa desenhada para gestão de acesso.
Neste caso, o uso de técnicas de análise de dados permitiu melhoria significativa de maturidade ao aferir o cenário e desenhar planos de ação para questões ligadas à IAM (Identity and Access Management) e SoD (Segregation of Duties).
As dificuldades enfrentadas e consequentemente a taxa de insucesso relacionadas ao processo de reorganização societária não ficam restritos apenas aos cenários internos das companhias. Segundo a Forescout, 53% das organizações se depararam com incidentes e problemas críticos de cibersegurança durante um processo de M&A, assim como 65% apresentaram arrependimento em relação ao acordo feito após enfrentarem problemas nessa questão. De forma não isolada, as vulnerabilidades de cibersegurança são exponenciais sem uma solução sólida de IAM instalada.
Isso significa que o processo de M&A terá um grande problema de segurança caso a empresa esteja gerenciando um alto volume de dados descentralizados ou sem uma estratégia de identidade centralizada.
Ter uma solução de análise massiva de dados disponível para execução antes de uma reorganização societária permite que a companhia tenha um panorama mais eficiente do cenário atual sob um contexto geral, não somente para temas voltados à gestão de dados.
Ao realizar uma análise completa e eficiente considerando grandes volumes de dados financeiros e operacionais, é possível que tendências e pontos de falhas sejam identificados levando, a decisões estratégicas mais eficientes e seguras. Ou seja, evita que meses sejam desprendidos integrando sistemas e minimiza o esforço operacional garantindo mais tempo para a equipe se dedicar em assuntos ainda mais críticos. Além disso, o emprego da tecnologia aumenta a taxa de sucesso de fusões e aquisições, pois essas tendem a falhar se não houver um processo claro de integração dos dados.
A implementação de uma ferramenta de análise de dados massivo é uma etapa crítica na jornada de migração em M&A, exigindo dos tomadores de decisão um planejamento antecipado que contemple a avaliação de quais dados e sistemas devem ser mantidos e quais serão descartados.
*Erick Matheus Santos e Rafael Carniato são da área de Internal Audit & Financial Advisory da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
Atualmente, todo o mercado está querendo e precisa inovar com a tecnologia, bem como adequar-se às legislações atuais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que acaba de ser sancionada pelo presidente da república. Além disso, profissionais de diversos setores passaram a ter como condição fundamental se adaptarem aos assuntos pertinentes à tecnologia da informação, mas não podemos esquecer do famoso termo “back to basics” ou seja, voltar às origens.
A TI é um imperativo organizacional, ou seja, todas as atividades dependem dela em algum nível para funcionarem. Não se trata de uma função secundária, mas sim um fim em si mesma, pois seu objetivo é dar suporte, criar e entregar valor para o negócio. Além disso, essa disciplina tem macros objetivos, como consolidar e entregar os benefícios para as áreas de negócio, cuja função é garantir os resultados realizando-os conforme planejado, assim como otimizar riscos criando uma consistência nessa realização de resultados, além de aprimorar recursos, utilizando-os de forma eficiente para gerar resultados de forma consistente.
O negócio e a tecnologia da informação precisam falar a mesma língua. Se a empresa está em fase de recessão, não adianta a TI ter planos de expansão. Ao mesmo tempo, se a empresa estiver em fase de inovação, não adianta a área de tecnologia estar em fase de estabilização. Isso significa que é necessário o alinhamento com a estratégia corporativa.
Neste aspecto é que a TI está tentando criar e agregar valor, e o risco de segurança pode colocar tudo a perder, seja utilizando recurso de forma ineficiente, entregando resultados instáveis, ou até mesmo causando rupturas em legislações vigentes. Com este cenário latente vem a pergunta: vou precisar de apoio da área de Riscos, além da Tecnologia da Informação?
Sim! Identificar, avaliar, responder e monitorar riscos são atividades em que o departamento de riscos vai ajudar a TI a estar alinhada com a estratégia corporativa. Visto isto, entendemos que a gestão foca em planejar, construir, executar e monitorar as atividades em alinhamento, sem esquecer de ter a direção definida pela governança para criar valor alcançando os objetivos, pois ela é quem dita o rumo da TI, ou seja, em última instancia é a governança que é a responsável por garantir essa entrega de valor.
Vale ressaltar que o gerenciamento de riscos é uma das ferramentas chaves da governança. Entendendo isso, você terá alinhamento estratégico, entregará valor, otimizará os recursos, as performances e a conformidade para, enfim, estar pronto para evoluir com os assuntos em alta no mercado como Data Analytics, Auditoria Contínua, Robotics, Machine Learning e certificar, ou não, seus processos em Segurança da Informação.
*Erick Matheus dos Santos é gerente da área de Internal Audit & Financial Advisory da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
