Confira a seguir 4 passos importantes para preparar o seu processo para a automatização.
Por Cristiane dos Santos Costa
A automação robótica de processos (Robotic Process Automation – RPA) é uma solução de transformação digital já bastante conhecida. Você provavelmente já ouviu falar nas características de um processo com perfil para ser automatizado:
- Baseado em regras claras
- Baixa complexidade
- Muito repetitivo
- Grande volume de ocorrências
- Entrada de dados digital e estruturada
- Estável/estruturado/padronizado/maduro
- Documentado
- Interage com vários sistemas
Se você tem planos de implantar o RPA em sua empresa mas não conseguiu encontrar processos com essas características, não se preocupe. Isso não é um problema: é uma oportunidade. Por mais que um processo não esteja necessariamente adequado para uma automação, todo processo pode passar por modificações para se tornar um bom candidato a receber uma RPA.
Confira a seguir 4 passos importantes para preparar o seu processo para a automatização.
1. Identificar oportunidades de automação
Imagine que você possui, pro exemplo, um processo longo, de alta complexidade, que envolve várias etapas e exige interferência humana para ser concluído. Além disso, ele não está muito bem documentado, depende de dados encontrados em documentos físicos e não segue uma diretriz específica – ou seja: cada pessoa acaba fazendo as coisas de um jeito. Esse sistema funciona, apesar de não ser ideal. Mas você quer mais do que um sistema funcional: você quer um sistema otimizado e mais produtivo. Analisando vários aspectos desse processo com a equipe responsável, você chega à conclusão de que ele seria um bom candidato à automação após algumas modificações. E é aí que está a oportunidade.
2. Estruturar processos para que sejam automatizados
O próximo passo é estruturar esse processo adequadamente. Podemos começar a trabalhar nessa adaptação com base na lista no topo desse conteúdo:
Documentação
Documente muito bem o processo em seu estado atual e como ele realmente é executado. É comum que empresas possuam uma documentação que demonstra o processo ideal, da forma como ele deveria ser realizado, na teoria. Porém na prática as coisas são feitas de uma forma muito diferente, com etapas que são ignoradas, redundâncias e retrabalho. Essa documentação te ajudará a enxergar com mais clareza os pontos do processo que necessitam de mudanças antes de planejar a implementação de RPA.
Estratégia com base na complexidade
Se o processo é complexo e composto por muitas etapas diferentes, ele não atende ao requisito de “baixa complexidade”. Uma possibilidade de adaptação seria avaliar o potencial de automatização de cada etapa. Talvez, considerar essa possibilidade te ajude a identificar trechos do processo que atendem aos demais requisitos de automação. Com isso definido, pode-se então estudar duas opções de automação como:
- RPA híbrido, isto é, que inclui pessoas na execução. Neste caso a operação do robô ocorreria de forma sincronizada com a ação humana para concluir as tarefas. Podem ser necessárias pausas estratégicas na execução, janelas para entrada de dados por parte do usuário, etc.
- RPA que realiza parte do processo, mas não o processo completo. As partes automatizáveis ficam por conta do robô, enquanto as demais continuam sendo responsabilidade dos profissionais capacitados. A execução do robô acontece de maneira assíncrona com a ação humana, de forma que o processo possa ser 100% concluído posteriormente.
Entrada de dados digital e estruturada
A solução aqui é evidente: digitalizar os dados e mudar o processo para que a entrada de dados futuros seja sempre realizada de forma digital. Escolha um sistema, um banco de dados ou qualquer outra ferramenta para capturar e armazenar os dados digitalmente. O que nos leva ao próximo ponto.
Certifique-se de que os dados utilizados estarão estruturados. Se o processo utiliza dados fornecidos via formulário, evite campos de texto aberto que aumentam as chances de erros de digitação. Use ferramentas com validação dos dados inseridos, como formato de data, nº de dígitos de documentos, entre outros. Padronize a forma como o processo é realizado. Um RPA é um robô simples que segue regras claras, portanto não consegue tomar decisões complexas, não aprende nem analisa padrões. Esse tipo de atividade envolve automações mais avançadas, com uso de Inteligência Artificial e Machine Learning, ou requerem ação humana. Por isso, as tarefas de um RPA devem ser realizadas sempre da mesma forma.
Todas essas modificações devem ser alinhadas com a equipe que executa o processo atualmente, pois essas são as pessoas que conhecem o processo em detalhes e que serão impactadas pelas mudanças.
3. Cuidar dos colaboradores afetados pela automação
É importante ter em mente que as transformações irão afetar a rotina de equipe dona do processo. Esses colaboradores farão menos atividades repetitivas e terão mais tempo para se dedicarem a outras tarefas. Por isso é importante dar atenção especial a eles. É provável que a adoção de RPA desafogue um time sobrecarregado e nenhuma outra mudança seja necessária.
Em outros casos, no entanto, os profissionais precisam ser realocados para outros departamentos. Independentemente disso, deve-se estudar uma maneira de direcionar as pessoas para tarefas mais interessantes, que requeiram alto grau de cognição, decisões complexas e pensamento abstrato. Será uma ótima oportunidade para expandir o potencial da equipe. Além disso, esses profissionais serão responsáveis por monitorar o funcionamento do robô e solicitar suporte para resolver problemas relacionados a ele sempre que necessário.
4. Reavaliação dos desafios de implementação
Agora que o processo já foi reformulado e está pronto para ser automatizado, chegou a hora de reavaliar a viabilidade do projeto. Ainda existem desafios pela frente. Sua empresa possui a infraestrutura necessária para automatizar o processo? Qual a postura da equipe dona do processo quanto ao uso de assistentes digitais? Existem dados suficientes e confiáveis para avaliar o impacto dessa automação?
Evidentemente, a jornada de transformação digital requer consumo de recursos como tempo, dinheiro e energia. Para acelerar essa transição é interessante aliar o conhecimento da empresa em seu processo com o conhecimento de automação de uma empresa especializada. Lembre-se que a Protiviti pode apoiar sua organização na jornada de automação – saiba mais sobre a área de Intelligent Automation.
Cristiane dos Santos Costa
Consultora de Performance Empresarial, atua em Automação de Processos no time de desenvolvimento RPA desde 2022.
