Abordagens para Otimização de Processos

As diferentes abordagens para se avaliar pontos de melhoria nos processos sempre trazem um dilema: como posso ser assertivo no diagnóstico e nas recomendações de forma rápida e eficiente?

Como funciona a tecnologia?

Process Mining é a Tecnologia que faz o link entre o mapeamento e análise de processos e técnicas de data mining / machine learning.

Seu algoritmo interpreta os logs dos processos realizados nos sistemas da empresa em mapas de processo.

1. Objetivo de Negócio:

Para se iniciar o uso de Process Mining é importante entender quais objetivos a empresa deseja atingir com o uso da Tecnologia. Alguns exemplos de objetivos tipicamente atingidos usando process mining:

• Redução de custos;
• Redução no tempo de execução;
• Aumento do compliance;
• Padronização de processo;
• Identificação de oportunidades de automação;
• Melhoria na jornada de clientes.

2. Sistemas Envolvidos

Identificados os objetivos e processos, é importante uma avaliação inicial dos sistemas utilizados ao longo do processo e atividades offline, realizadas sem registro em sistema.

Conforme citado anteriormente, Process Mining utiliza os dados gerados a partir de atividades logadas para construir uma visão do processo.

3. Disponibilidade dos Dados

As plataformas de Process Mining disponíveis no mercado já desenvolveram conectores que permitem a extração dos dados necessários para o processo e construção das visões de forma automatizada. Abaixo os principais sistemas que já possuem conectores:

• SAP;
• Oracle;
• Salesforce;
• ServiceNow.

Caso não existam conectores será necessário extrair os dados verificando se as 3 informações mandatórias estão presentes e quais informações adicionais podem contribuir para uma análise futura.

4. Configuração Inicial

Nos casos em que existem conectores prontos é necessário configurar a comunicação da solução de Process Mining com o banco de dados do sistema alvo da análise, permitindo que a solução fique “online” exibindo dados do processo em tempo real.

Quando não existe conector tipicamente utiliza-se uma extração dos dados em CSV para uma configuração inicial e depois na sequência pode-se desenvolver uma integração específica para manter a atualização dos dados.

5. Condução de Análises

As plataformas de Process Mining já possuem uma série de análises padrão que podem acelerar o atingimento dos objetivos propostos inicialmente:

Além disso recursos avançados como Análise de Causa Raiz ou realização de Benchmark podem contribuir nesta etapa de diagnóstico.

6. Acompanhamento de Resultados

Finalizado o diagnóstico de processos, Process Mining ainda pode contribuir para o acompanhamento de resultados e gestão dos processos da empresa.

Na parte de resultados é possível utilizar a ferramenta de Benchmark para comparar eventuais pilotos ou mesmo avaliar o processo antes e depois da implantação de certas ações.

Também é possível criar alertas para sinalizar eventuais desvios.