Quando tanto o auditor quanto o auditado trabalham à distância, como fazer para obter as evidências do processo de auditoria remota?
Evidência é prerrogativa da auditoria remota. Se um processo ou controle não puder ser evidenciado, é difícil dizer que o mesmo ocorre e é mais difícil ainda dizer se o controle mitiga ou não o risco associado. O processo de auditoria poderia ser comparado a São Tomé: ver para crer? E nesses tempos de crise como a pandemia do coronavírus, na qual a quarentena obriga tanto o auditor quanto o auditado a trabalhar à distância, como fazer para obter as evidências do processo de auditoria remota?
Como obter evidências na auditoria remota
Em empresas Data Driven, essa necessidade se torna mais simples. Isso pois os processos e os controles são evidenciados pelo caminho do dado. O processo é acompanhado desde a criação do dado e por todo o caminho que ele percorre, identificando os controles existentes e as eventuais brechas e falhas no processo. A partir daí, a auditoria foca nas exceções.
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Já a auditoria remota em empresas que possuem processos manuais, nos quais os sistemas não permitem o acompanhamento do ciclo de vida do dado, a abordagem de auditoria automatizada tende a não funcionar.
Porém, com as novas tecnologias já disponíveis, é possível estar “ao lado” do auditado, mesmo estando distante. Ferramentas de videoconferência nos permitem, por exemplo, ver e conversar com o auditado, além de acompanhar o que ele executa no seu computador, por meio do compartilhamento de tela.
Essas ferramentas permitem, também, a gravação do que está sendo conversado e mostrado, e o que pode agilizar o processo, uma vez que o auditor não precisa pausar a conversa para anotar os itens identificados. Ainda, se alinhado com o auditado, essa gravação não poderia servir como evidência do processo?
Prioridades vs auditoria à distância
O tempo do auditado é um ofensor significativo do processo de auditoria. Agendar reuniões raramente é fácil e, depois de agendadas, muitas delas são canceladas.
Em nosso dia a dia, várias demandas surgem, sendo algumas (ou várias) são priorizadas em detrimento da auditoria remota. Afinal, quem gosta de ser auditado?
Me uso como exemplo desse cenário de novas demandas ao longo do dia, pois quando estou no escritório, muitas pessoas me procuram demandando alguma questão que eu “possa ajudar”. A famosa curva de rio, que não permite ir de um ponto a outro sem ser abordado para algum assunto. Por isso, não raramente me coloco em home office para realizar alguma tarefa prioritária, na busca incansável pela produtividade.
Nesse momento que estamos em Home Office, auditor e auditado, podemos aproveitar esse tempo produtivo. Todos estão se adaptando às novas rotinas, então aproveitemos essa nova fase para nos posicionar e mostrar a prioridade que a auditoria continua a ter.
Auditoria não foi e não será mais prioritária do que a continuidade dos negócios. Mas, com o negócio funcionando e a produtividade em alta, vai sobrar um tempo para a auditoria.
O momento atual está nos fazendo repensar os modelos de trabalho. Precisamos também repensar o modelo da auditoria. Se a forma comum de fazer auditoria não pode ser executada, faremos de um novo jeito, com novas maneiras de mapear os processos, novas maneiras de identificar os riscos e evidenciar a efetividade dos controles.
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*Eduardo Maia é gerente de auditoria interna e assessoria financeira da Protiviti.
